Typer av teknologipolitikker

Den enkle tilgangen til informasjon og de raske måtene å distribuere informasjon som tilbys av Internett og annen forretningsteknologi krever at du regulerer teknologiens bruk i din bedrift. Teknologi kan miste dine ansatte med personlig bruk, slik at de ikke blir produktive. Misbruk av teknologien din kan skade bedriftens omdømme og føre til dårlige forhold til kunder, så implementer planer om å kontrollere teknologiforbruk på jobben.

konsekvenser

Når du utarbeider teknologipolitikkene dine, inkluderer potensielle konsekvenser dersom retningslinjene ikke følges. For alvorlige lovbrudd, kan du velge å avslutte en persons ansettelse. For mindre lovbrudd kan du bestemme deg for å rette dem eller eliminere fordeler, for eksempel en ukes ferie. Men sørg for at hvert avsnitt tydelig utspiller konsekvenser og hvem avgjør om retningslinjene er blitt krenket. Forklar en klageprosess hvis du har en.

e-post

E-post er en av de viktigste måtene folk kommuniserer i et arbeidsmiljø. Selv folk som sitter i tilstøtende hytter, sender ofte e-post til hverandre. Det er en måte å spore kommunikasjon, invitere folk til møter, legge til oppgaver i sine lister og sende et kort notat uten å stoppe arbeidet ditt for en samtale. Men det er også en enkel måte å få firmaet i trøbbel. Implementer e-postpolitikk som begrenser bruk av firmaets e-post til personlig bruk når som helst. Hvis en medarbeider ved et uhell sender en privat e-post som er ment for sin kone til din betalende klient i stedet, kan din fornærmede kunde bestemme seg for å ta sin virksomhet andre steder. Politikken bør angi at profanitet er forbudt, som det er seksuelle referanser. Angi klart innredningen du forventer i e-post fra din bedrift; Noen selskaper spell ut nøyaktig hva e-signaturer kan inneholde og hvilke farger som kan brukes til typen i e-post.

Godtagbar bruk

En politikk for akseptabel bruk spell ut hvordan Internett kan brukes på jobb. Selv om en ansatt er i pause, kan han fortsatt ikke se upassende bilder på datamaskinen. Eventuell aktivitet som kan anses for ulovlig, for eksempel online gambling, bør være forbudt som en del av teknologipolitikken. La også ansatte få vite at passordene er hemmelige og hvor ofte passordene skal endres. Dette forhindrer at hackere eller andre uautoriserte brukere får tilgang til serverne dine.

Arbeidsutstyr

Mange bedrifter tillater ansatte å ta arbeid med bærbare datamaskiner eller mobiltelefoner hjemme - noen jobber hjemmefra mesteparten av tiden eller reiser ofte. Selv om det er akseptabelt for de ansatte å bruke utstyret til personlig bruk under slike omstendigheter, fastsette klare retningslinjer for dem. For eksempel kan ansatte bruke arbeidsbiblioteket til å få tilgang til deres personlige e-postkontoer, men de skal fortsatt ikke sende personlige e-postmeldinger fra deres arbeidsregnskap, og de skal heller ikke utføre ulovlige aktiviteter på arbeidsutstyret. I tillegg bør arbeidspolitikken ikke tillate ansatte å tjene penger ved å bruke utstyret ditt hvis det ikke er knyttet til virksomheten din; hvis de har et bryllup for bryllup på siden, bør de bruke sine egne mobiltelefoner og bærbare datamaskiner for den virksomheten.

Sikkerhetspolitikk

Med den sterke trusselen om virusangrep, spell ut til ansatte når det er hensiktsmessig å åpne vedlegg på arbeidsdatorer - selv vedlegg som finnes i personlige e-post og på smarttelefoner. Disse kan infisere ikke bare medarbeiderens datamaskin, men alle datamaskiner eller utstyr som er logget inn på serveren når viruset infiserer serveren. Dette kan stenge produktiviteten og koste tusenvis av dollar i reparasjoner og tapte inntekter. Politikken bør også inkludere den riktige prosedyren for å logge på serveren eksternt; Bruk av et usikret trådløst nettverk er for eksempel ikke akseptabelt.