Hvordan skrive et brev som minsker å refundere penger

Ingen småbedriftseier liker å ha en ulykkelig kunde, men det er ikke alltid mulig å løse problemer i kundens favør. Hvis en klient ber om tilbakebetaling for penger brukt på produktet eller tjenesten, må du se gjennom all tilgjengelig informasjon og avgjøre om forholdene krever refusjon. Hvis du bestemmer deg for ikke å utstede en tilbakebetaling, må kunden straks få beskjed ved å sende henne et høflig, men fast nektelsesbrev, forklart begrunnelsen for å redusere refusjonsforespørselen.

Bruk profesjonell stasjonær og hilsen

Bruk firmaets brevpapir og følg standard forretningsbrev format når du skriver brevet. Ta med datoen og hele navnet og adressen til kunden, samt en kortfattet emnelinje - "Emne: Din forespørsel om tilbakebetaling av 10. mai", for eksempel. Åpne med en formell hilsen som "Kjære fru Smith:" for å stille tonen.

Skriv i en fast, høflig tone

Bruk fast men høflig språk. I de første par setningene, bekreft forespørselen om tilbakebetaling og forklar kort trinnene du tok for å undersøke omstendighetene og komme fram til din beslutning. Styr saken din med setninger som "Jeg har personlig sett på situasjonen rundt forespørselen din" eller "Jeg snakket med vår leder etter at vi har gjennomgått vilkårene i kontrakten din.".

Ta en unnskyldende holdning

Gi uttrykk for høflig angrepet, men oppgi tydelig at du reduserer forespørselen og gir grunnen i hoved avsnittet. Oppgi en bestemt selskapspolitikk for å rettferdiggjøre din beslutning når det er mulig.

Eksempel

Hvis en kunde ber om tilbakebetaling for en nylig kjøpt klokke, kan brevet ditt lese:

"Vi beklager at du er fornøyd med ditt nye klokke, men vi har bestemt deg for ikke å gi tilbakebetaling. Produsentens policy sier klart at klokken ikke er vanntett og ikke skal brukes under vann. Du viste at du hadde på seg klokken mens du svømte, som ugyldiggjør garantien. "

I andre tilfeller kan du forklare din beslutning ved å påpeke at selskapets garanterte tilbakebetalingstid er utløpt, eller ved å minne kunden om at varen ble solgt i henhold til en kontrakt med angivelse "som er betinget - ingen refusjon eller retur."

Forbedre at du verdsetter kunden

Ta med en kort uttalelse i avsluttende avsnitt som du setter pris på kundens beskjed. Hvis du er redd for å fremmedgjøre en langsiktig eller verdsatt kunde, bør du vurdere å tilby noe av mindre verdi i stedet for refusjon.

Eksempel

Tenk på et uttrykk som:

"Selv om vi ikke kan gi tilbakebetaling på dette tidspunktet, verdsetter vi bedriften din og ønsker å tilby deg en rabatt på 15 prosent på ditt neste kjøp."

Et annet alternativ ville være å tilby en kreditt som kunne brukes på et fremtidig kjøp. Denne trøst kan myke blåsingen av refusjonsavslaget. Lukk brevet med den formelle virksomhets signaturblokken din, inkludert din håndskrevne signatur.

Proofread Letter før sending

Proofles brevet nøye. Rett eventuelle typografiske eller grammatiske feil, skriv ut en ren kopi og skriv på nytt. For en spesielt verdsatt kunde, eller i tilfelle av en betydelig tilbakebetaling forespørsel, vurder å ha en annen eier eller toppleder gjennomgå brevet ditt før du sender det.