Hvordan skrive et kredittkort Brev til en kunde

Når en kunde ikke har betalt regningen og fortsetter å bruke kreditt på virksomheten din, er det nødvendig for småbedriftseieren å gå inn og handle. Så lenge kunden ikke har betalt for mer enn 30 dager og ikke har svart på noen henvendelser eller forespørsler om betaling, kan en bedriftseier holde fast på hans kreditt før problemet er løst. Kunden må informeres skriftlig om denne beslutningen.

1.

Henvis til kontonummeret og situasjonen. Ta med kontonummeret i kommunikasjonen din for din kundes referanse. Påminn henne om at du har bedt flere ganger for betaling, og hun har ennå ikke svart på deg. Oppgi beløpet som skyldes din bedrift i denne delen.

2.

Politisk informer ham om at hans kreditt er nå på vent. Forklar til kunden at på grunn av denne situasjonen kan du ikke lenger utvide kreditt til ham på forretningsstedet. Vær profesjonell i ordlyden din, selv om du er opprørt over den bestemte kunden. Dette er et "bare fakta" brev.

3.

Ta med en løsning på problemet. Nå som du har gjort kunden oppmerksom på problemet, gi henne en løsning på problemet. Angi en bestemt tid, vanligvis innen et bestemt antall dager etter mottak av brevet, for å få full betaling på det hun skylder. Hvis hun gjør dette, informer henne om at taket skal løftes.

4.

Forklar posisjonen din. Kunder tenker ofte på bedrifter som ansiktsløse selskaper. Forklar at mens du ikke ønsker å holde fast på hans kreditt, har du for øyeblikket ikke noe annet bruk. Vær høflig og la ham få vite at situasjonen bare ikke kunne fortsette.

5.

Slutt brevet positivt. I stedet for å sprengte kunden, avslutte brevet med en erklæring om at du er positiv, vil han rette opp saker og manglende betaling bare var et tilsyn. Det kan være langt fra sannheten, men i tilfelle at det var en enkel misforståelse, vil kunden ikke bli fremmedgjort.