Hvordan skrive en problembasert agenda

En problembasert dagsorden er et nyttig verktøy som hjelper deg med å holde møter på sporet og sørge for at alle viktige saker blir til stede mens konsernet er til stede. Å skape det identifiserer viktige problemer, prioritere dem og bestemme hvilke virkemåter som kreves for hver. Møter utført i henhold til en problembasert agenda beveger seg mer effektivt og effektivt. Her er trinnene du kan bruke til å skrive en problembasert agenda.

Bestem problemene for møtet

Identifiser problemene gruppen eller organisasjonen må diskutere under møtet. Brainstorm presseproblemer du blir utsatt for, for eksempel budsjett bekymringer, land / leiekontrakter, personellstillinger, markedsføring eller andre viktige diskusjoner. Diskuter emneideer med medarbeidere. Å rådgive en kalender kan hjelpe deg med å angi problemer som er relevante for kommende hendelser eller tidsfrister. Se gjennom protokollen fra tidligere møter for å løse eventuelle uferdige eller fremlagte problemer fra fortiden.

Ordne problemer basert på aktualitet eller betydning

Etablere prioriteringer for alle identifiserte problemer. Du kan velge å slå dem ned i henhold til deres frister eller tidsramme. Mange problemer må adresseres til en bestemt dato for å kunne ta handling på dem. Andre saker kan prioriteres på agendaen basert på deres betydning. Vesentlige ting som budsjett, reparasjoner eller kjøp må ofte være på dagsordenen på grunn av nødvendigheten før og senere. De viktigste elementene, enten basert på aktualitet eller betydning, må plasseres først på agendaen din; mindre viktige elementer kan vises mot bunnen av agendaen.

Identifiser nødvendige tiltak for problemer

Gi tiltak som kreves for hvert problem. Dine styre- eller møtedeltakere kan ikke vite hva som må gjøres for å kunne handle på agendaen. Noen ganger er det nødvendig med en bevegelse for videre utredning. Mange elementer krever en flertalsgodkjent bevegelse for å komme videre med et kjøp, personell ansettelse eller andre viktige beslutninger. Andre tilfeller krever en løsning for å gi støtte til problemet. Andre dagsordensposter krever ingen annen handling enn å gi informasjon til de som deltar i møtet. Handlingskrav er integrerte deler av enhver problembasert agenda.

Planlegg tid for å diskutere ikke-dagsordnede elementer

Ta med tid til diskusjonsforum når nye emner kan adresseres eller identifiseres for videre undersøkelse. Mens de presserende detaljene kan være inkludert i en problembasert agenda, kan styremedlemmer eller møtedeltakere vite om eller velge å diskutere flere emner som er viktige for virksomheten som utføres av gruppen din eller organisasjonen. Uten en bestemt tid på dagsordenen din for å adressere flere emner, hindrer du gruppens evne til effektivt å håndtere viktige, presserende saker av betydning. En åpen forum mulighet er avgjørende for at din agenda fungerer riktig.