Hvordan skrive en sysselsettingsreferansemaler

Skriftreferanser kan være svært tidkrevende, men småbedriftseiere og ledere kan minimere tiden brukt på referanser ved å lage en referansemaler, som har den ekstra fordelen av å bringe et konsistensnivå til prosessen. Småbedriftseiere kan være bekymret for ansvarsprosesser som er involvert i å gi en referanse, men i de fleste stater så lenge informasjonen er faktisk, arbeidsrelatert og gitt i god tro, er en arbeidsgiver typisk beskyttet mot ansvar. En referansemaler kan veilede medarbeider med hensyn til arbeidsrelatert informasjon som er gitt og styre ledere bort fra uoppfordrede diskusjonsemner.

1.

Formater malen på offisielt brevpapir - hvis din småbedrift tillater offisielle referanser - og bruk formelle brevformattingskonvensjoner som "Kjære herr / fru".

2.

Opprett en mal for referansebrevets åpningsfelt, som vil forklare hvor lenge du har kjent søkeren, hvor, når og i hvilken kapasitet du hadde mulighet til å overvåke eller observere sitt arbeid, og en uttalelse som identifiserer din egen jobbtittel. For eksempel: "Jeg er glad for å skrive dette brevet til støtte for [navn]. Jeg har kjent [navn] siden [dato]. Jeg hadde muligheten til å observere [navn] s arbeidsopptreden når [kort forklaring på når du jobbet sammen]."

3.

Gi en generell beskrivelse av søkerens mellommenneskelige ferdigheter, arbeidsvaner og ledelsesevne i neste avsnitt. Gi valg som du kan velge mest hensiktsmessig når du skriver brevet. For eksempel: "[Navn] er [ekstremt / veldig / ganske] pålitelig. Han [alltid / typisk] kommer i tide og kan [alltid / typisk] være avhengig av å slå på oppgaver og prosjekter [i god tid før / før / innen] fristen. "

4.

Ta med mer spesifikk, detaljert informasjon om enkeltpersoner. Fordi denne delen av brevet er så individualisert, bør malen hjelpe med å veilede informasjonen med spørsmål og spørsmål, for eksempel: "Hva er søkerens største styrke ?, " "Beskriv søkerens viktigste prestasjon" og "List nøkkelegenskaper besatt av søkeren som gjør ham spesielt godt kvalifisert for den aktuelle jobben. "

5.

Lukk brevet med en mal for din generelle anbefaling. "Jeg [sterkt anbefaler / anbefaler] [navn] til organisasjonen din. [Hans / hennes] ferdigheter og evner gjør ham til et [tilleggsskapende / godt] tillegg for stillingen til [ledig stilling søkt]."

Tips

• Forklar bruk av individuelle titler i referansebrevsmalen og hold dette i samsvar med organisasjonspolitikken. Hvis organisasjonen din for eksempel tillater at ansatte skriver referanser i profesjonell kapasitet, vil malen inkludere "Vennlig hilsen, [Ditt navn], [Ditt tittel]". Hvis ledere kun kan skrive referanser i personlig kapasitet, vil malen bare inneholde "Vennlig hilsen, [Ditt navn]."