Om effektive interne kontrollteknikker i virksomheten

Enhver bedrift som ansetter ansatte utgjør risikoen for svindelaktivitet. Venstre ukontrollert, svindel kan få stor negativ innvirkning på bedriftens bunnlinje. I noen tilfeller kan en betrodd medarbeider som har lett tilgang til en virksomhets økonomi, misbruke sin autoritet ved å stjele selskapets midler. En rekke interne kontrollteknikker kan bidra til å forhindre ubehag.

Rolle segregering

Ifølge National Association of Veterans Research and Education Foundations er en av de viktigste interne kontrollspørsmålene i næringsfinansene rollefordeling. Når det er mulig, spre funksjoner som bokføring, lagerstyring og lønnsledelse blant flere ansatte i stedet for å overdrage dem til en enkeltperson. Hvis bedriften din bare har en håndfull medarbeidere, må du kanskje bli tungt involvert i disse områdene selv.

Etiske retningslinjer

Hvis du ikke allerede har en, utvikler du en skriftlig etisk kodeks for å sikre at ansatte vet grensene til hva som anses som akseptabel atferd, og sørg for å håndheve det når det er nødvendig. Koden din kan for eksempel detaljere aktiviteter som kan anses å være skadelige for virksomheten din, for eksempel deling av privilegert informasjon med kunder eller konkurrenter. Koden din skal også gjøre det klart at dine ansatte har ansvaret for å rapportere uetiske handlinger utført av andre ansatte.

Money Handling

Gjennomføre klare prosedyrer for håndtering av midler. Hvis ansatte har tilgang til en bedriftsbok, må du være sikker på at den blir holdt i et låst trygt når det ikke er i bruk. Begrens arbeidstakers tilgang til små penger og implementer et kupongsystem for å ta hensyn til bruken. Pass på at alle sjekker dokumenteres ved å registrere sjekkenummeret, samt årsaken til hvilken den ble skrevet.

Post

Hvis bedriften din er veldig liten, gjør en øvelse for å åpne din egen forretningsmail for å unngå muligheten for at kundekontroller eller andre midler forsvinner mystisk. Hvis du delegerer denne oppgaven, har to eller flere ansatte posten samtidig som en type overvåkingssystem.

Kryssjekontroll

Vurder å installere et kryssjekkingssystem for å sikre at alle prosedyrer gjennomføres ordentlig og etisk. For eksempel kan din medarbeider som styrer beholdningen din, tilfeldigvis sjekke arbeidet til lønnsmedarbeiderens arbeid for å se etter ubehag. Denne typen system vil også avskrekke ansatte fra å engasjere seg i bedrageriske aktiviteter i utgangspunktet.