Hvordan skrive et effektivt forretningsforslag / brev

God kommunikasjon i virksomheten kan gjøre en stor forskjell i hvordan du oppfattes. Enten du skriver et formelt forslag i brevform eller bare et forretningsbrev, bruker riktig formatering og forklaring av dine ideer tydelig og kortfattet, at målgruppen forstår dine ideer og øker sannsynligheten for å se dem gunstig.

Formater brevet

Formater brevet riktig #. Skriv på brevpapir med navn, adresse og annen kontaktinformasjon sentrert på toppen. Hvis du ikke har brevpapir, skriv inn navn og adresse i øvre høyre hjørne av brevet. Mottakerens navn og adresse skal være to linjer nede fra adressen din og i venstre hjørne. Plasser datoen enten sentrert under mottakerens adresse eller på høyre side på linjen under mottakerens adresse. Legg deretter en "Re:" linje på venstre side under datoen. Denne linjen skal inneholde tydelig, kortfattet informasjon om brevet. For eksempel, hvis du diskuterer et forslag, skriv noe som: "Re: Forslag om å utvide partnerskap."

Adresse mottaker

Begynn brevet med en formell hilsen ved å bruke riktig tittel på mottakeren. Rettige titler inkluderer Herr, Fru og Dr. Ikke henvend deg til en kvinne som Fru eller Frøken, med mindre hun uttrykkelig har fortalt deg det. Hilsen skal følges av et kolon slik at din hilsen ser slik ut: "Kjære Dr. Smith:"

Gi bakgrunnsdetaljer

Gi noen bakgrunnsinformasjon i første ledd. For eksempel, hvis du følger opp på et møte, diskuter kort temaet for møtet. Hvis du sender inn et forslag, gi en kort oppsummering av forslaget i første ledd. Dette kan hjelpe publikum til å forstå komplekse forslag.

Oppgi ditt formål

Angi tydelig og kortfattet målet med brevet og din forespurte neste handling. Når du skriver et forslag, oppgi klare detaljer som ikke legger til ekstern informasjon. Et forslag til forretningsavtale bør for eksempel gi grunnleggende vilkårene i forslaget. Be om en oppfølging fra mottakeren. Hvis du ber om spesifikk handling fra mottakeren - for eksempel tilbakebetaling eller forlengelse av en frist - angi dette i siste avsnitt. Hvis forslaget gir potensielle fordeler til mottakeren, må du si dette. En person som ber om tilbakebetaling fra en bedrift, kan understreke at denne tilbakebetaling ville oppfordre henne til å beskytte virksomheten i fremtiden.

Lukk bokstaven

Lukk brevet ved å takke personen for hans overveielse og oppfordre ham til å kontakte deg hvis han har spørsmål. Brevet skal lukke med en valedikt som "Vennlig hilsen" eller "Din virkelig" etterfulgt av et komma. Skriv inn navnet ditt noen få linjer under valediction og skriv navnet ditt over ditt skrevet navn.

Legg ved dokumentasjon

Inkluder eventuell dokumentasjon i brevet. Angi disse vedleggene ved å skrive "vedlegg:" på venstre side under signaturen din. Oppgi vedleggene som følger med etter dette ordet.

Tips

• Proofles brevet for eventuelle skrivefeil, stavefeil eller grammatiske feil.

  Innlemme relevant statistikk eller fakta i forslaget ditt. Forslagene er sterkere og mer overbevisende når de er jordet i forskning eller virkelighet.