Hvordan Word, Excel og PowerPoint i Microsoft Office brukes til å støtte ulike arbeidsmiljøer

Regneark og tekstbehandlere har vært stiftprogramvare siden de tidligste dagene i den personlige datamaskinen i forretningsinnstillinger. Ved å legge til presentasjonsprogramvare, databaseutviklere, e-post, planlegging og mer, ble Microsoft Office den første fremtredende produktivitetspakken, og den er fortsatt standarden for forretningsbruk over hele verden.

Nøklene til suksess for Microsoft Office er tilpasningsevnen og fleksibiliteten til de tre hovedapplikasjonene, Word, Excel og PowerPoint. En ordbehandler, regneark og presentasjonspakke henholdsvis oppfyller disse appene de daglige kravene til mange arbeidsmiljøer. Tenk på to typiske småbedrifter: en silkescreening og en rengjøringstjeneste. Det er noen åpenbare - og ikke så åpenbare - bruksområder for de store tre i Microsoft Office-pakken for hvert av disse selskapene.

The Silk Screening Shop

Det finnes noen vanlige måter som Office-programmer tjener behovene til enhver bedrift. En silkescreeningsbutikk trenger noen ganger å generere forretningskorrespondanse, men det er ikke en daglig etterspørsel. Microsoft Word diskriminerer ikke. Det er en kraftig tekstbehandler som fungerer bra for en bedrift som genererer hundrevis av dokumenter i uken, og det er enkelt å bruke for en liten bedrift med bare sporadisk behov for profesjonelt formatert korrespondanse.

Excel er en intuitiv måte å lagre og hente data på. Selv om det ikke er en høyverdig relasjonsdatabase, er den langt mer intuitiv for nybegynnere. Silke screeners holde oversikt over designfiler i et enkelt regneark som startet som en liste. Hver fil har et nummer, navn, beskrivelse og hyperkobling til bildefilene som trengs for å opprette et nytt produkt. Skjermbildene kjenner felles design etter nummer, og de kan søke i Excel-spredningsarket for å finne flere uklare mønstre de har lagret.

PowerPoint lar silke screening butikken lage arbeidsflyt innlegg. Siden de ofte bruker midlertidige arbeidstakere til å håndtere perioder med høy ordrevolum, blir deres PowerPoint arbeidsflytplan trykt, laminert og montert på hver stasjon. PowerPoints evne til å kombinere ord og bilder gjør det ideelt for disse arbeidsflytretningslinjene, skreddersydd, med utstyr og verktøy som brukes av silkescreeningsbutikken. Office har også Utgiver, som har lignende muligheter, og mange bruker fortsatt Word i en lignende kapasitet. Med flere alternativer for å utføre lignende funksjoner, lar Office deg velge det miljøet du er mest komfortabelt i.

Rengjøringstjenesten

Rengjøringen bruker også Word for virksomhetskorrespondanse, men primært er det et dokumenthåndteringssystem for selskapet. Tjenesten har en rekke standardkontrakter for kunder, ansatte og underleverandører. Kontorlederen kan raskt huske disse, skriv inn den nødvendige informasjonen, for eksempel klientnavn, tjenester for levering og datoer. Deretter lagres skjemaet og skrives ut for signaturer. Det er ikke nødvendig å starte en kontrakt fra starten hver gang.

Med flere arbeidspersoner ute i feltet og en stadig utviklende arbeidsbelastning, er det praktisk og raskt å bruke Excel til å administrere ansattes timer. Kontorleder tar data levert fra lagledere på daglig basis og går inn i timer arbeidet av hver medarbeider. Ved slutten av uken er hver arbeidstids arbeidstid synlig på et øyeblikk, siden formler i Excel-regnearket automatisk gjør matte. Klientene i selskapet samles også inn i et dataregneark som kan slås sammen med Word-skjemaer for å lage bokstaver som annonserer vårrengjøringstilbud og andre kampanjer, en demonstrasjon av hvordan Office-applikasjoner kan integreres.

Eieren av rengjøringen er også hovedforhandleren. En kort PowerPoint-presentasjon fungerer som et telefonkort til nye kunder, enten presentert personlig på en bærbar PC eller en nettbrett, eller som et video-e-postvedlegg. PowerPoint har dobbelt plikt når det gjelder farlig kjemisk trening for ansatte. Hver ansatt kan se PowerPoint-lysbildene når det er praktisk for dem. Det er ikke nødvendig å samle hele staben for å presentere denne informasjonen.