Slik bruker du teknologi for å forbedre virksomheten din

Små bedrifter kan ha stor nytte av den dømmekraftige bruken av teknologi, men prosessen med å sette mål, anskaffe maskinvare og programvare, og implementere det som en del av arbeidsflyten din, kan være et minefelt. Fokuser på de materielle fordelene ved teknologien, i stedet for muttere og bolter, og skyt ikke på bunnlinjen når det kan gi ekte fordeler.

1.

Brainstorm en liste over bedriftsprosess forbedringer du kan være i stand til å realisere fra en teknologisk implementering. Listen din skal inneholde tre kategorier: forbedringer som du vet er mulig, og som er kjernekrav for din bekostning; en ønskeliste med ting du vil ha, men som kan være fremtidig utviklingsarbeid; og en liste over ting som ville forandre måten du gjør forretninger på, men som kanskje ikke er mulig. Disse tre målene gir deg et nåtidig gjennomføringsmål, samt et fremtidig utviklingsmål - og det kan være at transformasjonsmålene dine kan være langt lettere å nå enn du forventer.

2.

Bestem om du har tenkt å utvikle disse teknologiene ved hjelp av interne ressurser eller gjennom eksterne konsulentfirmaer. Nesten alle større arbeidsflytsteknologier krever omfattende tilpasning, gjennomføringsprosedyrer og opplæring. Små bedrifter kan noen ganger få billig ved å bruke medarbeiderne teknologisk dyktige - men feil gjort i begynnelsen av prosessen kan rampe opp kostnader senere når du vender deg til profesjonell ekstern støtte.

3.

Unngå å spesifisere spesielle teknologier hvis du ikke har teknisk kompetanse til å evaluere dem riktig. Formålet med lederprosessen på dette stadiet er å definere mål og budsjettbegrensninger; Ikke-tekniske ledere som gis seg til bestemte teknologier for tidlig, kan gå glipp av betydelige kostnadsbesparelser, og velge en teknologi som ikke passer best for arbeidet.

4.

Sirkulere din forespørsel om forslag blant eksterne konsulenter og implementatorer, eller etablere en intern prosess for å gjøre det samme blant dine ansatte hvis du holder arbeidet internt. Store teknologiske implementeringer vil ikke lykkes hvis de legges til den eksisterende arbeidsbelastningen til en ansatt. Riktig teknologisk implementering kan være mer enn en heltidsjobb i seg selv. Medarbeiderne flyttet til teknologiimplementasjon bør ha sine eksisterende plikter flyttet til andre personalressurser.

5.

Forhandle en tidsramme, budsjett og implementerings-referanser med dine eksterne eller interne personalressurser. Hvis du jobber med en ekstern konsulent, bør kontrakten inneholde beskyttelse mot å kjøre over budsjett og over tid. På samme måte vil konsulenten beskytte sitt eget firma ved å sette bestemte vilkår for arbeidet som skal fullføres, og lade deg ekstra hvis du endrer dem i løpet av kontrakten.

6.

Utvikle en tidsplan for implementering, inkludert følgende trinn: test distribusjon for å gjennomgå arbeidet; trening, om nødvendig; en overgangsfase fra den nåværende arbeidsflyten til den nye teknologien; og produksjon distribusjon av den ferdige teknologien. Denne siste fasen følges vanligvis av en iterativ prosess, der forbedringer av teknologien hentes fra de ansatte som har direkte erfaring med å jobbe med den. Når budsjett og tid tillater det, må du bruke en ny syklus med oppgraderinger til teknologien for å sikre at du får mest mulig ut av det.

Tips

• Den vanligste feilen som gjøres av små bedrifter, er skimping på budsjettet for teknologiske forbedringer. Hvis bedriften har 20 ansatte, og hver sparer 30 minutter i uken fra implementeringen, er det en nedskrevet personalkostnad på 500 timer per år. Avhengig av den gjennomsnittlige timelønnen til dine ansatte, er det utrolig kortsynt å begrense budsjettet for slik teknologi til $ 1000 eller mindre.