Slik bruker du lønnsystemet for å forberede et budsjett

Lønn og ytelser utgjør en stor del av de fleste organisasjoners budsjetter, inkludert små bedrifter. Selve beløpet brukt på lønns- og ytelsesposten kan variere betydelig, avhengig av en rekke ukontrollerbare faktorer som uforutsette avganger eller det presserende behovet for overtid. Små bedrifter kan være mindre i stand til å absorbere uforutsette endringer enn store organisasjoner på grunn av uforholdsmessig påvirkning av hver enkelt ansatt på hele budsjettet. For å bedre prognostisere utgifter kan småbedriftseiere bruke lønnsystemet til å beregne en nøyaktig dollarfigur for ulike projiserte budsjettscenarier.

1.

Samle data for en bestemt periode med analyse. De fleste lønnsystemene skal gjøre det mulig for deg å kjøre en rapport om faktiske lønnsutgifter for det siste regnskapsåret eller de foregående 12 månedene.

2.

Bruk forrige års data for å få en ballpark-ide om total mengde ulike linjeposter og fordeler, som helseforsikringskreditt, kjørelengde krav, overtid, godtgjørelser, refusjoner og premier.

3.

Beregne den spesifikke kostnaden for hver ufylt ledig stilling - en posisjon som ikke var fylt i fem uker, for eksempel, ville bli beregnet ved å multiplisere basen ukentlig lønn og fordeler koster med fem - og deretter legge til det totale beløpet for hver posisjon sammen for å få en Samlet total lønns- og ytelsesbesparelser for året før.

4.

Bruk lønnsystemet til å fastslå antall ubetalte timer tatt av ansatte i det foregående året. Systemet skal kunne generere en rapport med timebeløp for hver ansatt og beregne totalbeløp i hele selskapet for det foregående år.

5.

Legg til den totale faktiske kostnaden for alle lønn, ytelser og diverse godtgjørelser for det foregående år, og trekk deretter ledig og ubetalt tid. Dette vil gi deg en faktisk, nøyaktig mengde utgifter.

6.

Juster beløpet av enhver forventet lønn eller fordeler øke - eller redusere - og faktor eventuelle projiserte justeringer til stillinger hvis du for eksempel planlegger å ansette 10 flere ansatte i det kommende året eller fremme bestemte personer. Noen lønnsystemer har muligheten til å beregne slike projiserte budsjettscenarier ved å justere stillinger i et stygt miljø.

Tips

• Juster beregningene dine for uvanlige faktorer som du ikke forventer å oppleve i det kommende året. For eksempel, hvis CFO-stillingen var ledig i over seks måneder, vil mengden besparelser fra ledige stillinger sannsynligvis være uvanlig stor - og det vil sannsynligvis ikke gjentas hvis du nå har fylt posisjonen.