Retningslinjer for å skrive retningslinjer og prosedyrer

Politikker og prosedyrer, eller retningslinjer utformet for å planlegge langsiktige mål, er opprettet for å måle konsistens i virksomheten. Velskrevne retningslinjer og prosedyrer omhandler ikke bare om virksomheten overholder statlige og føderale retningslinjer, men diskuterer også hvordan man driver virksomheten, fokuserer på å håndtere risiko og forbedre hvordan virksomheten gjennomføres. Spesielt politikker og prosedyrer standardiserer visse operasjoner for samsvar og klarere kommunikasjon med ansatte.

Fokus

I planleggingen av dokumentasjon skal du bestemme fokus. Unngå å lage retningslinjer og prosedyrer for hvert trinn i en avdeling, for eksempel hvordan du svarer på telefonen. I stedet jobber du i faser og velger de avdelingene og deres prosesser som er mest betydningsfulle for bedriften, for eksempel hvordan du holder oversikt over kundebeholdning. Kontroller at prosessene du dokumenterer, har prosedyrer som anses å være veletablerte. Prioriter hver prosess i henhold til dens betydning og fortsett med hver avdeling til du har nådd slutten av denne fasen.

innhold

Suksessfull dokumentasjon bør inneholde en standardtekst øverst som angir prosessens formål og omfang, identifisering av ansvarlige avdelinger og definisjoner for nøkkelord. Det er også nødvendig med målinger som karakteriserer utfall og prosesser, samt eventuelle referanser til andre dokumenter eller gjeldende lover og forskrifter. Inkluder også skjemaer som er relevante for prosessene som er skissert, for eksempel varelager, klientinformasjonsskjemaer eller andre dokumenter.

Unngå feil

Unngå feil i å dokumentere retningslinjer og prosedyrer ved å overholde de syv Cs: kontekst, konsistens, fullstendighet, kontroll, overholdelse, korrekthet og klarhet, i henhold til Work.coms "Guide to Writing Policies and Procedures." Kontekst eller hva som finnes i dokumentet, bør tydelig beskrive hva prosessene er og hvordan de skal utføres. Konsistens bidrar til å lage en standard måte å skrive politikken og prosedyrene på. Når det gjelder fullstendighet, bør retningslinjene og prosedyrene logisk forklare prosessene uten informasjonsspalter. Kontroll betyr at du skal liste målinger som fastslår at en prosess utføres effektivt. Overholdelsesproblemer, eller retningslinjer i henhold til statlige og føderale regler, bør gjelde de relevante reglene som de ble skrevet for. Endelig skal dokumenter være grammatisk korrekte og konsise.

Forbedring

Du kan spare penger og forbedre produktiviteten ved å skape retningslinjer og prosedyrer for kontinuerlig forbedring. Utdatert dokumentasjon hindrer din evne til å løse problemområder. Sammenlign rutinemessig dokumentasjon med aktuelle prosesser og oppdater dokumentasjonen i henhold til dynamisk endring.