Fem kjennetegn på bedriftsmeldinger

Selv om pitching ideer, soliciting salg og gjennomføre forretningsmøter er mest effektive i en ansikt til ansikt innstilling, noen ganger fagpersoner er pålagt å legge igjen en melding. Når du sender forretningsmessige e-postmeldinger og snakker til telefonsvarer, kan du fortsatt gjøre en effektiv tonehøyde. Mange forretnings- og menneskelige ressurser-nettsteder gir lister over syv, 10 eller til og med 12 vanlige trekk ved vellykkede forretningsmeddelelser. Du kan oppnå effektiv kommunikasjon med partnere og kunder ved å implementere bare fem hovedegenskaper.

Høflighet og samtaletone

Enten du kommuniserer via telefon eller e-post, bør en bedriftsmelding ha en uformell, hyggelig og samtale tone. Det er viktig at du snakker på en vennlig og innbydende måte som oppfordrer et svar fra mottakeren. Avstå fra å kjenne følelsesmessig, konfronterende eller klage. I stedet, vær høflig, bruk positive ord og uttrykk som "takk", "takk", "hilsen", "vi setter pris på" og "hilsen". Du burde spørre deg selv, "Ville jeg ha likt å lese dette?" ifølge Roger Reynolds, administrerende direktør i ABCO Payroll Services Inc.

knapphet

Å være kortfattet er et svært viktig element i forretningsforbindelser. Forsøk å få poenget ditt høflig og legg inn ideen eller bekymringen i så få ord som mulig. Unngå å bruke run-on setninger, lange uttrykk og unngå repeterende innhold. Concision sparer tid og penger for begge parter, ifølge Explore HR-nettsiden. Ved å eliminere unødvendig ordlyd og bare gi en høflig hilsen, relevante uttalelser og en invitasjon til å svare, viser du viktigheten av dine ideer eller bekymringer. Reynolds foreslår at du kommer direkte til emnet i meldingen, unngå "filler" ord og frasering og ikke rehash tidligere korrespondanse.

Korrekt og nøyaktig

Å forlate en melding eller sende en e-post med feil informasjon eller innhold er ikke bare pinlig, det er også uprofesjonelt, tidkrevende og kostbart. Når feil i en bedriftsmelding inneholder feilstavede navn eller mottakerens personlige opplysninger, blir det også støtende. Før du sender en e-post eller ringer til et klient eller tilknyttet nummer, må du kontrollere at du har sjekket dine fakta for korrekthet og bekreftet alle gjeldende tall eller beløp. Vær alltid sikker på at du har riktig navn, stavemåte og uttale av kontaktpersonen for skriftlig og verbal kommunikasjon. Når du sender skriftlige meldinger, må du alltid bruke riktig grammatikk, stavemåte og tegnsetting og korrekturlesing før du sender.

Klarhet og presisjon

Klarhet er en av de viktigste komponentene i en vellykket forretningsmelding. Du bør tydelig angi bedriften din uten å slå rundt bushen, ifølge forretningsforbindelser trener Ric Phillips. "Angi klart dine mål eller ønsker, og folk vil respektere deg for ditt lederskap og ideer, " sier Phillips. Bruk kjente ord, korte setninger og unngå tekniske vilkår og forretningsjargong for å eliminere mulig forvirring eller gjetning for leseren eller mottakeren. Det bør ikke være behov for mottakeren å stille spørsmål, dechifrere eller oversette hensikten med meldingen.

concreteness

Både Reynolds og Explore HR foreslår måter å sikre konkretiteten til innholdet ditt, noe som er avgjørende for effektiviteten av bedriftsmeldingene dine. Målet er å skape et levende bilde og en klar forståelse av meldingen din i mottakerens bevissthet. Bruk handlingsbare verb, levende beskrivelser og konkret, konkret språk for å fremkalle interesse. Bruk fakta og figurer i stedet for vage generaliseringer. Vær så beskrivende og klar som mulig uten å ofre konsistens.