Funksjoner av et lønnsystem

Fordi lønn er så komplisert, kan det ta timer vekk fra kjernevirksomheten din og føre til dyre feil, mange småbedriftseiere stole på deres regnskapsførere, automatiserte programvaresystemer eller tredjepartsentreprenører for å ta vare på det. Uansett hvilken tjeneste du velger, kan og kan funksjonene tilpasses etter behovene til bedriften din. De mest effektive lønnsystemene gir fordeler når det gjelder tid, kostnad, nøyaktighet og organisasjon.

nøyaktighet

Lønnsystemet ditt må kunne imøtekomme dine ansatte og deres ulike arbeidstimer. Når et godt system er på plass, vil du ha en nøyaktig oversikt over arbeidstiden til dine ansatte. Et automatisert system minimerer muligheten for menneskelig feil, da den eneste virkelige faktoren er om ansatte husker å klokke inn og ut. En intern regnskapsfører eller bokholder kan imidlertid enkelt foreta rettelser når ansatte glemmer å klokke ut til lunsj eller når klokken din bryter ned. Lønnsystemet fungerer som en nøytral tredjepart som nøyaktig registrerer arbeidstiden når du legger ut lønnsfunksjonene dine.

fradrag

Lønnsystemer registrerer ikke bare arbeidstimer og lønn. De må settes opp for mer komplekse operasjoner, for eksempel fradrag for skatte- og ytelsesformål. Mellom statlige og føderale skatter, Medicare og sosial sikkerhet, pluss hvilken ytelsesplan hver medarbeider bidrar til, er det nødvendig med en betydelig beregning. De fleste lønnsystemene kan tilpasses for å imøtekomme dine skatte- og ytelsesbehov og kan tilpasses ytterligere for de enkelte omstendighetene. Intern lønnspersonell og eksterne entreprenører må være grundig kunnskapsrik om hvilke fradrag som kreves i henhold til loven. Uansett hvilket lønnssystem du bruker, er du i siste instans ansvarlig for nøyaktig rapportering og betaling av lønnskostnader.

Journalføring

En annen funksjon av et lønnsystem er at det kan brukes til å holde detaljerte og nøyaktige poster. Disse postene kan lagres i en hoveddatabase på nettstedet, på nettet eller i en ekstern rekordfasilitet. Opptaksbeskyttelse kan hjelpe deg med å overvåke trender som hvor mye overtid du betaler og hvor mange ansatte som deltar i pensjonsplanene dine. Rekord sikrer også at du overholder alle relevante lover og kan forberede deg til en revisjon eller annen type undersøkelse av virksomheten din når du konfigurerer systemet for å overvåke disse aktivitetene. Et lønnsystem som nøyaktig lagrer timer, gjør utgangen av skattemessig til slutt også jevnere.

effektivisering

Et automatisert lønnsystem kan bidra til å eliminere opptatt arbeid ved å strømlinjeforme hele prosessen med planlegging, registrering og betaling. Ansatte kan få tilgang til sine poster, skrive ut lønnsstubber og, i noen tilfeller, sette inn forespørsler om tidsavbrudd gjennom et automatisert lønnsystem. Effektive lønnsystemer av alle slag kan standardiseres og strømlinjeformes med forhåndsretninger. Du kan styre tredjepartsadministratorer, automatiserte systemer og interne bokførere for å sette inn inntekter direkte inn på ansatte bankkontoer, og eliminerer behovet for å skrive personlige sjekker. Du kan automatisere systemer for å varsle deg når ansatte går inn i overtidslønn eller når ansatte overfører et bestemt antall tildelt tidsavbrudd, hvilken prosentandel av 401 (k) matchende betalinger du gir, og hvor mye du skal ta ut for helsepremier.