Faks Vs. E-post sikkerhet

Til tross for e-postmeldingen og beveger seg mot det papirløse kontoret, forblir faksen en løsning, med over 100 milliarder fakser som fremdeles sendes over hele verden hvert år, en figur fra Davidson Consulting som rapportert av Sagem-Interstar, et IP-faks-programvarefirma. Når det gjelder voksende e-postsikkerhetsproblemer som ondsinnet kode, phishing og passordstyveri, kan det hende at det å sende følsomme data via faks, kan se ut som et sikrere alternativ, men dette kan ikke være tilfelle.

e-post

E-post er blitt den primære måten å sende dokumenter elektronisk. E-post kan brukes til å sende både tekst og bilder, som konverteres til digitalt format og sendes over Internett. Korte meldinger kan sendes i postens kropp mens større dokumenter kan sendes som en vedlagt fil. E-post er rask og praktisk, men har visse ulemper, for eksempel ephemerality og det faktum at det ikke er juridisk bindende.

Faks

Før e-post ble vanlig, var fakser det primære middel til å sende dokumenter raskt mellom to fjerne steder. Ved faksing leses bilder og tekst i den ene enden og brytes opp i en samling av 1 og 0. Denne binære informasjonen sendes deretter via et telefonnettverk til en annen faksmaskin, som dekoder dataene og skriver ut en kopi av det opprinnelige bildet. Nesten alle faksmaskiner deler en enkelt protokoll, kjent som G3, som instruerer dem om hvordan man håndterer bildedataene som sendes mellom dem. Fakser er relativt raske og dokumenter sendt via faks har fordelen av å være bindende for juridiske formål. Faksing har ulempen med datatap, og faksmaskiner krever fysiske forbruksvarer som for eksempel papir og toner til arbeid.

E-post sikkerhetsproblemer

E-post er sårbar for avlytning av uautoriserte mottakere som enten mottar en kopi feil, eller som bevisst får tilgang til andres e-postkontoer. Kriminelle kan infisere datasystemer med ondsinnet programvare som kan stjele passord og innloggingsinformasjon eller gi tilgang til hele datasystemet, slik at e-post kan leses. E-post kan også brukes til å sende malware, som da kan infisere mottakerens datasystemer, forårsaker sikkerhetsproblemer og tap av data. E-post kan brukes til å distribuere spam, tids- og ressursavvisende kommersielle meldinger som forstyrrer normal bruk av e-post. E-post kan brukes til phishing - bedrageriske e-postmeldinger som ser ut til å komme fra en bank eller annen legitim avsender, og som prøver å lure mottakeren til å gi opp sensitiv informasjon, for eksempel sikre innloggingsdetaljer.

Faks Sikkerhet

Fordi alle fakser bruker samme protokoll, kan en faks sendt fra en maskin bli mottatt og skrevet ut av en annen faks, uansett om den tilhører mottakeren eller ikke. Siden faksinformasjon sendes via telefonnettet, er det teoretisk mulig at noen med uautorisert tilgang til nettverket kunne fange opp informasjonen. Fordi en faks er et fysisk dokument, kan det falle i feil hender. Hvis faksmaskinen for eksempel befinner seg i et delt kontor eller annet fellesområde, kan andre personer i tillegg til den tiltenkte mottakeren samle faksen eller noen av sidene sine.

Samlet sikkerhet

Selv om e-post utgjør noen sikkerhetsproblemer, kan du redusere disse ved å sette i gang gode sikkerhetspraksis som passordsikkerhet, bruk av brannmurer og anti-malware-programvare på datasystemer og sikre at e-postmeldinger kun sendes til mottakerens adresser. Fakser er mindre sikre på noen måter, men er vanskeligere å målrette på avstand. Hvis faksen sendes via Internett-telefoni, er den potensielt utsatt for liknende datasikkerhetsrisiko som en e-post. God fakssikkerhet innebærer at sendere har riktig faksnummer, og sørg for at sensitiv informasjon ikke sendes til en faks i et offentlig område, og sørg for at alle sidene mottas og samles før de forlater faksmaskinen.