Faks Etiquette

Sende virksomhetsmateriale via faks er blitt stort sett datastyrt, selv om forretningskommunikasjons etikettregler fortsatt gjelder. Dette er for å sikre en profesjonell presentasjon, og at faksen dine kommer til de tiltenkte mottakere, og konfidensiell informasjon blir holdt privat. Faksetikett hjelper også med å etablere interne regler og retningslinjer for å effektivisere faksingsprosessen.

Utgående faksidentifikatorer

Uansett om det skal sendes en faks elektronisk eller ved faksmaskin, skal hver faks alltid ledsages av å identifisere informasjon. Dette bør inneholde firmaets navn og logo, kontaktinformasjon og navnet på den enkelte som sender faksen. Inkluder også datoen for faksoverføringen, arten og størrelsen på vedlegget og et notat som angir årsaken til faksen.

Ingen spamming

Ikke bruk faksmaskinen din til å sende ut spam eller uønskede annonser - det vil bare irritere kundene dine. Begrens fakser til forespurte opplysninger og sporadiske nyhetsoppdateringer, og hold kortvarige fakser kort - en eller to sider på det meste. På samme måte beskytte faksnummeret ditt slik at du ikke blir spammet. Dette kan binde maskinen og avfallspapir og blekk. Bare gi ut faksnummeret ditt etter behov og motvirke personlig faksing av ansatte.

Beskytt konfidensiell informasjon

Ikke sving når andre sender fakser, og når du ser en ny faks i skuffen, fjerner du den, setter den over, legger den i mottakerens innboks eller leverer den personlig. Dette vil bidra til å holde privat informasjon konfidensiell. Prioriter bruk av faksmaskinen om nødvendig for å sikre at umiddelbare sendings- og mottaksbehov dekkes først.

Reguler faksing

Hvis mulig, overlate innkommende og utgående fakser til en administrativ assistent som kan prioritere faksbehov og sørge for at dokumenter kommer hvor de skal. Dette eliminerer behovet for medarbeiderne å vente på linje for faksen, regelmessig sjekke maskinen eller jockey for posisjon. Å ha en person som er ansvarlig for denne oppgaven, kan strømline operasjonene og gjøre faksing mer effektiv.

Når du ikke skal fakse

Husk at fakser har potensial til å bli sett av flere øyne enn de som tilhører navnet på omslaget. Ikke fakse privat informasjon, for eksempel personopplysninger eller bedriftsøkonomiske data som kan være potensielt skadelige i feil hender. Overvei over natten levering eller til og med snail mail for denne typen data.