Faktorer å vurdere når man utvikler et menneskelig ressursinformasjonssystem

Mange ledere vil fortelle deg at ansatte i et selskap er den viktigste aktiva. Et menneskelig ressursinformasjonssystem er en programvare eller nettbasert løsning som hjelper bedrifter med å administrere denne verdifulle ressursen konsekvent og gir informasjon om ledelsesbeslutninger. For å utvikle et effektivt system må du vurdere de mange faktorene i å ta opp oppgaver som å ansette nye ansatte, kompensasjon, forfremmelse, planlegging for pensjon og oppfølging.

Mål

Overordnede mål med et personalinformasjonssystem er å forbedre administrasjonen av menneskelige ressurser samtidig som effektiviteten økes og kostnadene reduseres. For å oppnå disse målene automatiserer systemet standardfunksjoner og gjør levering av tjenester til ansatte mer praktisk. Slike systemer samler inn og beholder mer informasjon enn eldre, manuelle systemer, men for å være effektive må de presentere det i en form som ledere kan bruke til å ta beslutninger om personell. Når du vurderer en HRIS, sørg for at den oppfyller alle funksjonene i et tradisjonelt system, samtidig som det gir større brukervennlighet til både ansatte og HR-ansatte.

funksjonalitet

Et menneskelig ressursinformasjonssystem holder styr på ansattes profiler og administrerer fordeler. Mer avanserte systemer utvikler beskrivelser av stillinger i selskapets organisasjon, matcher medarbeiderprofiler til stillingene og anbefaler trening hvor profilene ikke samsvarer med stillingen. Ledere kan bruke HRIS til å planlegge for å fremme ansatte langs organisatoriske baner som samsvarer med profilene deres, mens de vurderer ytelsen mot kravene til stillingen. Ordningsplanleggingsfunksjonen hjelper ledere til å utpeke en eller flere mulige erstatninger for hver posisjon dersom selskapet mister en bestemt ansatt.

Sikkerhet

En HRIS må beskytte ansattes personvern mens du sikrer at dataene er nøyaktige, og informasjonen er fortsatt tilgjengelig for autoriserte parter. Når du utvikler systemet, må du sørge for at det krever brukernavn og passord for tilgang, og det beholder logger for tilgangsforespørsler for å registrere hvem som har sett filer. Typisk innbefatter slike systemer et tilgangsnivå for visning av data, et nivå for å endre data og et nivå for å endre databasestrukturer. Prosedyrer som styrer endringer i informasjonen, sørger for at den bare endres når det er nødvendig, og endrer logger, slik at historien om slike handlinger opprettholdes.

Gjennomføring

En nøkkelfaktor for å utvikle en HRIS er hvordan du planlegger å implementere den. Overgangen til det nye systemet må skje uten å forstyrre selskapets virksomhet og levering av tjenester til ansatte. I tillegg vil ansatte kreve trening på det nye systemet. Bedrifter planlegger ofte for parallell drift av de gamle og nye systemene i en begrenset periode, og trening foregår før og i løpet av denne tiden. Når det nye systemet tar over, forblir det gamle systemet tilgjengelig for historiske data om nødvendig.