Faktorer å vurdere når du velger Regnskapsprogramvare

Regnskapsprogramvare kan gi små bedrifter mange effektive måter å håndtere daglige økonomiske oppgaver på, samt gi ledelse og eierskap med nyttige rapporter for å analysere forretningsresultater. Uten riktig vederlag foretar bedriftseiere noen ganger dyre feil ved å investere i feil regnskapsprogramvare, og de sliter med å få programvaren til å virke eller pådra seg enda mer kostnad ved å konvertere til annen programvare.

Omfanget av virksomheten

Den første og viktigste virksomheten eiere bør dokumentere før du velger regnskapsmessig programvare er omfanget av virksomheten og hvilke regnskapsoppgaver programvaren ideelt sett skal utføre. I tillegg til grunnleggende regnskapskrav, lage en liste over andre elementer du vil ha i regnskapsprosessen, for eksempel lønn, lagerstyring og kostnadsregnskap. Vurder virksomhetenes fremtid i både din beslutning og dagens drift. Programvare som passer perfekt i dag, kan ikke være nok et år fra nå. Hold forretningsmessig vekst og ekspansjon i tankene når du oppretter din omfangsliste.

Inkludert moduler

Når du har definert omfanget av virksomheten og formålet med regnskapspakken, blir programmuligheter for screening en enklere oppgave, fordi du enkelt kan eliminere de som ikke dekker elementer på din liste over anvendelser. For hver regnskapspakke som dekker omfanget ditt, bestemme hvilke moduler som er inkludert i basisprisen og hvilke moduler som har en ekstra kostnad. For eksempel belaster noen programvareprodusenter en ekstra pris for en lønnsmodul. Legg merke til hele kostnaden for hver programvarepakke, slik at du kan sammenligne pakkene nøyaktig.

Tilgang og portabilitet

Hvis du har en enkelt forretningssted og ikke forventer at den skal endres, er en regnskapspakke som installeres på en nettverksserver, egnet for bedriften din. Men hvis du har, eller har tenkt å ha, flere steder, må du vurdere hvordan feltansatte vil få tilgang til regnskapsprogramvaren, om nødvendig. Hvis du ikke har en informasjonsteknolog medarbeider, kan det være for komplisert å installere eller feilsøke når du har problemer med å konfigurere Exchange Server-pålogginger. I tilfelle av en liten bedrift med flere steder, eller ansatte som jobber hjemmefra, kan Internett-basert programvare være det beste valget.

Kunnskap kreves

Kraftig, gjør-det-alt regnskapsprogramvare er fortsatt ubrukelig hvis dine ansatte ikke kan lære å bruke det. Når du velger regnskapsmessig programvare, må du ta hensyn til utdanningsnivået til dine ansatte og vanskeligheten med programvarevalgene. Enkelte regnskapsprosesser krever høyt regnskapskunnskap for oppsett og bruk, mens andre programvarepakker er rettet mot bedriftseiere og ansatte som ikke har regnskapsopplæring eller erfaring.

Koste

Når du har fjernet programvarepakker etter omfang, bærbarhet, modul og kunnskapskrav, er den siste faktoren du bør vurdere, kostnaden for de gjenværende programvarepakker. Når du vurderer kostnader, ta hensyn til gebyrer for oppgraderinger, årlig lisensiering og støtte. Sammenlign tekniske supportpakker og faktor tilleggsavgiftstilleggspakker til den totale kostnaden for regnskapsprogramvaren. Hvis du ikke selv kan utføre installeringen og oppsettet av regnskapsprogramvaren, får du anslag for installasjon og oppsett og faktorene i tallene i totalprisen.