Ansattes filer sjekkliste

En av de viktigste funksjonene i human resources-avdelingen er rekordoppbevaring, inkludert arbeidsfiler, fordeler og sikkerhetsstyringsfiler, opplærings- og utviklingsrekorder. Medarbeiderfilen inneholder en oversikt over hver arbeidsaktivitet. Sysselsetting filer - ofte kalt personell filer-krever krevende, presise tiltak for å sikre at filene er nøyaktige, komplette og up-to-date. I mange organisasjoner er det to typer ansettelsesfiler. Personaleavdelingen opprettholder en fil for hver enkelt ansatt. Avdelingen opprettholder også det som kalles en "veileder" eller "avdeling" -fil. Denne filen inneholder vanligvis kun informasjon relatert til ansattes oppmøte, ytelse og nødkontakt.

Oppbevaring av ansattes fil

Personressursfilen er konfidensiell med tilgang til kun enkelte personer i human resources-avdelingen. Et kritisk element i menneskelige opplæring er konfidensialiteten til ansattes filer, og konsekvenser for brudd på konfidensialitet. Ifølge US Equal Employment Opportunity Commission, må ansattes filer opprettholdes i ett år etter ansattes sluttdato. Videre skal arbeidsoppgaver knyttet til lønn, fortjenesteøkninger, kampanjer og tilhørende ansettelseshandlinger oppbevares i opptil tre år i henhold til Fair Labors Standards Act og Age Discrimination in Employment Act. Kontroller alltid med statlige forskrifter for oppbevaring av arbeidsrekorder. For eksempel, Texas lov om oppbevaring er fire år i saker som angår ansettelses svindel eller brudd på konfidensialitet.

HR-avdelingen Ansattes filinnhold

De første dokumentene som går inn i en ansattsfil er søknaden om ansettelse, og eventuelle notater om valgprosessen og intervjuer. Når kandidaten har akseptert tilbudet om arbeid, må hun vise seg kvalifisert til å jobbe i USA. Avhengig av ansattes forhold kan denne dokumentasjonen inkludere identifikasjon, for eksempel fødselsattest, trygdekort, førerkort, pass eller visumdokumentasjon fra arbeidet USAs statsborgerskap og innvandringsservice.

Dokumenter knyttet til bakgrunnsundersøkelse og signerte avtaler om selskapsopplysninger og konfidensialitet finnes i ansettelsesdokumentet. Den signerte bekreftelsen for mottak av håndboken er også en del av ansattes fil.

Ansvarsfilen skal også inneholde følgende: Dokumentasjon angående disiplinære tiltak, anbefalinger, prestasjonsevalueringer, lønnsøkninger, bonuser, oppmøte, kampanjer, demoteringer, overføringer og beredskapsinformasjon.

HIPAA Protected Employee Files

En egen ansattsfil skal være tilgjengelig for bare utpekte personer i human resources-avdelingen. Denne separate filen inneholder all informasjon om medisinske undersøkelser, helsevesenet valg, funksjonshemmede uttalelser og arbeidstakeres erstatningssaker. I henhold til HIPAA-loven om helseforsikring er det avgjørende at all medisinsk dokumentasjon opprettholdes av fordelingsdelen. Vanligvis er det en ytelsesansvarlig som er sertifisert som HIPAA-offiser med ansvar for disse konfidensielle registrene.