Effektiv Business Communication Writing

Hvis du noen gang har mottatt et notat fullt av skrivefeil og grammatiske feil, har du sannsynligvis en tendens til å rabatte meldingen i notatet. Eller hvis notatet er for lang og ikke skisserer oppgaven ved hånden på en passende og klar måte, vil du bli forvirret om hva som forventes av deg og dine lagkamerater. Effektiv forretningsskriving er like viktig som muntlig kommunikasjon og kan påvirke produktivitet og fortjeneste.

Kjenn din målgruppe

Et detaljert trinnvis dokument for en prosjektplan vil bli skrevet forskjellig fra et salgsbrev sendt til en liste over prospekter. Den første nøkkelen til vellykket forretningsskriving er å kjenne publikum. Dette påvirker ikke bare de ordene du vil bruke, men også tonen i det du skriver. Tonen i en detaljert plan vil være konsis, logisk og til-punkt. Et salgsbrev vil være mer emosjonelt i tone og mer overbevisende.

formater

Tekstbehandling og regnearkprogramvare har gjort mange skriveformater tilgjengelige for forretningskritikere. Valget av format er viktig og kan hjelpe deg med å kommunisere budskapet ditt bedre. Prosjektplanen vil mest sannsynlig bli kommunisert, i hvert fall delvis, ved bruk av regneark, mens et salgsbrev vanligvis ikke er mer enn en side og plassert på firmanavn.

Sammensetning og stil

Når du faktisk begynner å skrive, er det sammensetning og stil overveielser som hjelper prosessen. Å lage en oversikt - spesielt nyttig hvis du skriver et langt dokument - bidrar til å bryte opp oppgaven din i håndterbare biter av informasjon som i siste instans er mer lesbar av publikum. Bruk enkelt språk som vil være forståelig for alle som leser ditt stykke. Pass på at hovedtemaet ditt ikke går tapt i retorikken din. Alt du skriver skal støtte hovedtemaet slik at meldingen din ikke går seg vill.

Leservennlige dokumenter

Kort avsnitt kommuniserer bedre enn lengre, og overskriftene må ta tak i leserens oppmerksomhet. Legge til grafer og diagrammer, igjen lett med dagens programvare, bryter opp tekst og legger til forståelse.

Se på din grammatikk

Ingenting ser mer uprofesjonelt ut enn et dokument med grammatiske feil og stavfeil. Selv med stavekontroll og grammatikkontroller i dagens programvare, er det enkelt å ha feil i et dokument som forringer dokumentets melding. Pass på at du leser gjennom det du har skrevet fra leserens perspektiv, og sørg for at det er bokstav perfekt. Sjekk også tvetydigheter. Klar, direkte språk bidrar til å sikre at meldingen din blir forstått.