Hvilke typer kommunikasjon skal brukes under et prosjekt?

Kommunikasjon og hvordan du møter andre medarbeiderne er avgjørende for prosjektets suksess. Ulike typer kommunikasjon kan være involvert i den overordnede planleggingen og gjennomføringen av det endelige prosjektet, og kan omfatte verbal, skriftlig, elektronisk og ansikt til ansikt-interaksjon. Informasjonsflyten spiller også en viktig rolle i prosjektets suksess.

skriftlig

Skriftlig kommunikasjon blir enkelt kopiert og sendt til alle medlemmer av teamet. Tidsfrist datoer, prosedyrer og selskapspolitikk bør alle sendes i skriftlig form for å unngå misforståelser. E-post er en effektiv form for å kommunisere viktig informasjon, spesielt når deler av prosjektgruppen din er på forskjellige steder. Klarhet er viktig for å gi nøyaktig informasjon og relevant informasjon til alle deltakere. Du bør unngå å overbelaste lagmedlemmer med data og prioritere informasjonen som gruppemedlemmene trenger for å fullføre sine deler av prosjektet. Unngå overveldende prosjektmedlemmer med irrelevante dokumenter og data.

elektronisk

I tillegg til meldinger og retninger i e-post, kan du bruke elektroniske verktøy for å muliggjøre rask, effektiv kommunikasjon. Bruk videomøter når deltakerne kan dra nytte av brainstorming eller spørsmål og svar når teamet ditt er spredt ut på forskjellige steder. Du kan legge til regneark og videofiler i e-postmeldinger for mer dybdeformede presentasjoner til lagmedlemmer. Bruk dine interne nettsider til å gi informasjon og oppdateringer som prosjektdeltakere kan få tilgang til når som helst og sted. Et nettsted er en effektiv ressurs som lar alle gruppemedlemmene følge prosjektprogresjonen, selv på områder der de ikke vil spille en rolle.

Ansikt til ansikt

Ansikts-møte møter individuelt og som team spiller en viktig rolle i de overordnede kommunikasjonsprosessene som fører til vellykket prosjektgjennomføring. Når du snakker personlig med et medarbeider, kan du måle reaksjoner og sørge for at meldingen din er mottatt. Å få lagmedlemmer sammen forbedrer moralen og kan røre opp kreativitet og entusiasme for prosjektet. Møter er passende når dagsordenen er planlagt, og du vil sørge for at alle involverte hører den samme meldingen. Workshops, seminarer og møter fremkaller samarbeid og en gratis utveksling av nye ideer.

Mottakelig

Et viktig viktig aspekt ved kommunikasjon som ofte overses, er å lytte. Aktiv lytting er nødvendig for å la lagmedlemmer vite at det de har sagt, skrevet eller vist, har blitt mottatt riktig. Tilbakemelding kommer i en rekke former. Personlig uttrykker kroppsspråket ditt nivå av oppmerksomhet mens spørsmål og rettidig innføring betyr at du har hørt meldingen. E-post svar, tekstmeldinger og notater lar andre medlemmer av teamet vite at deres meldinger ble mottatt og forstått.