Hva skjer hvis du ikke gjør W-2 Deadline for ansatte?

I henhold til Internal Revenue Service skal W-2 skjema sendes ut til ansatte innen 31. januar for skjemaer fra det foregående kalenderåret. Mens ansatte ikke mottar dem i posten på denne datoen, må de - i det minste - sendes ut på dette tidspunktet. For selskaper som ikke følger denne protokollen, kan det være konsekvenser.

Utilfreds ansatte

Bortsett fra eventuelle offisielle problemer du måtte ha med Internal Revenue Service (IRS) på grunn av manglende sending av W-2 skjemaer i tide, må du kanskje håndtere en gruppe svært misfornøyde medarbeidere, hvorav mange sannsynligvis forventer en selvangivelse. Ansatte kan ikke bare gjøre klager til deg, men også til IRS, noe som kan stimulere ytterligere undersøkelser til din bedrift dersom det blir gjort mange klager om problemet.

IRS Bøter

IRS staggers bøter basert på hvor sent ditt W-2 skjema er arkivert. En straff på $ 50 per skjema er vurdert for W-2s arkivert innen 30 dager fra forfallsdagen, opp til maksimalt $ 187 500 for en liten bedrift. For skjemaer arkivert før 1. august, men senere enn 30 dager, stiger straffen til $ 100 per skjema og en maksimumsbode på $ 536, 000. Maksimumsbeløpet er $ 260 per skjema opp til $ 1.072.500 per år for skjemaer innlevert etter 1. august.

Nøyaktig form

I tillegg til å sende W-2 skjemaene ut i tide, må du også sørge for at skjemaene er nøyaktige. Ifølge IRS-nettstedet, hvis du sender inn et W-2-skjema til IRS som hevder at du har betalt en bestemt ansatt en viss sum penger, og du ikke, har den personen rett til å saksøke deg for skader. En straff på $ 530 per skjema uten maksimum er vurdert. Du kan også måtte betale en bøde på $ 5000 i erstatning for å sende inn det falske dokumentet og kunne bli gjenstand for kriminelle kostnader.

Rekord og kommunikasjon

Noen ganger, hvis du i det minste lar ansatte vet at du kjører bak med W-2-ene, men jobber med å få dem ut, kan det være mindre misnøye enn om du ikke sier noe i det hele tatt. Også, hvis du sender ut en W-2 innen fristen, men har den returnert til deg for en dårlig eller gammel adresse, må du ikke åpne den eller kaste den bort. Sett det i medarbeiderens fil og lagre det hvis han kontakter deg for skjemaet nedover veien; Du har i det minste bevis på at du prøvde å sende den.