Arkiveringssystem for HR Manager

Når du er en human resources manager, har et organisert, effektivt arkiveringssystem ikke bare å finne ting raskt, selv om det er en ekstra fordel. Vedlikehold og oppbevaring av kritiske poster er lovfestet, og din småbedrift kan være ansvarlig hvis du ikke lagrer informasjon riktig.

Organisasjon

HR må opprettholde filer på alle medlemmer av en organisasjon. Fordi visse opplysninger må lagres separat - kan medisinsk informasjon ikke inkluderes i personaldata, for eksempel - er det nødvendig med flere filer for hver ansatt. For å effektivt håndtere et stort antall filer, bør HR-arkiveringssystemet være klart organisert etter navn og emne, med standardformatering og bruk av forskjellige skap for ulike sett med informasjon.

Oppbevaring av poster

Se gjennom bedriftens retningslinjer for å sikre at du beholder oppføringer i henhold til statens regler. Bestem hvor du skal lagre filene. Du må beholde journaler for avslutte ansatte i en viss periode, men det er usannsynlig at du vil bruke disse filene med jevne mellomrom. Vurder å plassere gamle medarbeidsdokumenter med en lagrings- eller arkivservice utenfor nettstedet for å spare plass. Opprettholde en database med arkiverte poster som refererer til nummeret til boksen der postene er inneholdt for enkel gjenfinning. Hold data i alderen på postene i hver boks, og grupper dem etter år, slik at poster kan knuses når de overstiger de lovbestemte kravene eller organisasjonens ødeleggelsespolicy. Unnlatelse av å holde et organisert system betyr unødvendig lagringsavgift for organisasjonen.

Relevans

HR-ledere vet å forvente det uventede. Uvanlige situasjoner er så vanlige i HR, forretningswebsiden HR.BLR.com har en hel "HR Strange But True" -seksjon dedikert til bisarre hendelser - som den ansatte som smidde en jury pliktkalling for å få tid til ferie, eller arbeideren som ved et uhell registrerte en narkotikaavtale på HRs talepost. Merkelige situasjoner kan kaste opp fra tid til annen, men det betyr ikke at du ikke kan bruke din kunnskap fra andre uvanlige hendelser for å håndtere et aktuelt problem. Opprettholde emnefiler på bestemte emner, diskusjoner og komiteer, slik at du ikke gjenoppfinner hjulet når et problem gjenoppstår. Hold filer på de viktigste problemene som bør endres neste gang organisasjonen oppdaterer retningslinjene sine. Gjennomgå filene regelmessig for å sikre at materialet fortsatt er relevant og juridisk kompatibelt.

Elektronisk lagring

De fleste HR-avdelinger har flyttet til elektronisk lagring av data innenfor HR-informasjonssystemet. Beskytt denne informasjonen som du vil arkivere og lagre dataene i et logisk format for brukere å få tilgang til. Merk elektroniske filer på en klar og konsekvent måte med kategorier som relaterer seg til papirfilene, slik at registreringer lett kan bli funnet og gjennomgå dataene regelmessig for å sikre at gammel og unødig informasjon ikke senker systemet. Organiser dine elektroniske data slik at du kan kjøre rapporter etter behov.

Sikkerhet

HR-poster er ofte sensitive i naturen og er sannsynligvis beskyttet av fortrolighetsregler. Lagre kritisk informasjon sikkert slik at tilgangen er begrenset til bare de ansatte med tillatelse til å vise informasjonen. Konfigurer sporingssystemer, for eksempel en elektronisk sti eller en papirlogglogg, for å forbli oppmerksom på hvilken som helst arbeidstaker tilgang, aktivitet på eller endringer i postene.