Hvordan skrive et visjon og omfangs dokument

Visjons- og omfangsdokumenter definerer hva kunden eller firmaet har i tankene, samt beskrive arbeidsprosessen som er nødvendig for å nå visjonen. For eksempel drar entreprenører nytte av å skrive et visjons- og omfangsdokument for å definere forretningsidéene og liste hvordan de kan utvikles til virkelighet. Prosjektledere bruker et slikt dokument for å identifisere det forventede resultatet av prosjektet og å angi metodene og aktivitetene som er nødvendige for å oppnå dette resultatet.

Visjon vs Scope

Visjon og omfang er to forskjellige ting. Et visjons- og omfangsdokument begynner med visjonen som beskriver oppgaven ved hånden. Når visjonen er klar, beskriver omfangsdelen av dokumentet en veikart av viktige prosjektfaser og detaljer om aktivitetene som skal utføres, samt metodene som skal brukes. Når du klargjør visjonen din, er det enklere å lage en effektiv og effektiv veikart.

Visjonerklæring

Visjonen av dokumentet ditt er ofte vanskelig å skrive fordi visjon er et konsept, ikke noe. Visjonen er løsningen kunden ønsker at du skal levere. I ditt eget selskap er din visjon hva selskapet vil være på et punkt i fremtiden. Ikke skriv ned mål i stedet for visjon. Mål er langsiktige referanser. Visjon er langsiktig og oppnås ved å slå målene dine underveis. Utvikle visjonen ved å spørre hvorfor kunden har kontaktet deg, hvorfor prosjektet ble opprettet eller hvorfor selskapet eksisterer. Neste, svar hva kunden ønsker, hva prosjektet håper å skape eller hva selskapet gjør. Beskriv videre visjonen ved å undersøke når, hvor og hvordan involvert i visjonen.

Omfanget av arbeidet

Omfanget av arbeidet beskriver hvordan du skal oppnå visjonen eller oppgaven ved hånden. Begynn med å oppgi leveransen og ønsket leveringsdato. Etablere referanser på en tidslinje som markerer fremgang mot oppgaven ved hånden eller visjonen. Identifiser ansvaret kunden eller selskapet har for å gi informasjon og de ansvarene prosjektgruppen har for å rapportere fremgang. Angi spesifikke krav, for eksempel type utstyr eller spesifikke leverandører som skal brukes. Til slutt tilordne oppgaver til prosjektmedlemmer.

Dokumentstil

Bruk toppnivåoverskrifter for visjonen og omfangsavsnittene, og bruk sekundære overskrifter for forskjellige emner innenfor hver seksjon. Sett detaljene i en punktliste under hvert emne. Bruk grafer, tabeller og tidslinjer der det er nødvendig for å klargjøre poeng. Et godt visjons- og omfangsdokument er lett å forstå, raskt å lese og kan brukes som sjekkliste under prosjektet. Gi dokumentet et profesjonelt utseende med et dekselark som inneholder prosjektets tittel, dato for dokumentet, en liste over personer som er ansvarlige for prosjektet og en liste over personer som er autorisert til å motta dokumentet. Hvis det er lengre enn noen få sider, ta med en innholdsfortegnelse. Ta deg tid til å planlegge dokumentet ditt - spesielt når det gjelder å definere visjonen - og gi tilstrekkelig oppmerksomhet på detaljer, produserer et mer imponerende og nyttig dokument.