Slik formaterer du et profesjonelt forretningsbrev i Word

Bedriftsbokstaver har et visst format. Under noen omstendigheter er det greit å skrive eller formatere et brev som er mindre enn formell utseende, men i andre tilfeller kan du sende et brev som ignorerer forretningsbrevskonferanser, som noen som er mindre enn profesjonelle.

Bruke Microsoft Office-forretningsbrevsmalen - som følger med Microsoft Office-programvarepakken - er et godt sted å starte. Når du er mer kjent med konvensjonene, vet du når det er greit å ødelegge dem.

The Business Letter Template for Word

En enkel måte å formatere et forretningsbrev på i Word er å bruke en Microsoft Office-mal; I dette tilfellet er denne malformelen formell forretningsbrev, tilgjengelig fra Microsoft online og nedlastbar fra Microsoft direkte på denne linken online.

Preliminærene

Hvis du ikke bruker malen, men starter fra begynnelsen, vil du velge en passende skrift og skriftstørrelse. I disse dager, når mange forretningsbrev e-postes, velger du en skrift som ser bra ut på papir, og det fungerer også bra i e-post. Georgia eller Times New Roman er gode seriffonter til dette formålet. Arial , Verdana og Tahoma er vanlige seriens skrifttyper - selv om dokumentlegemet du leser her ikke inneholder sans-serif- fonter, så beskrives Arial-skrifttypen som serif og ikke som sans serif .

Seksjonene i denne artikkelen - Business Letter Template for Word; Preliminariene; Deler av et forretningsbrev - bruk en sans serif font.

En serif font har noen ekstra slag og ser ut som skrifttypen som finnes i artikler fra The New York Times og i mange andre dagblade, selv om USA Today bruker en sans serif font.

For å identifisere serif fra sans serif fonter, se nøye. Når du ser nøye på en serif font, ser du at alle de vertikale strekkene har "føtter", som er et kort horisontalt slag ved foten av hver vertikal. En sans serif font inkluderer ikke de ekstra strekkene. Fonts.com-artikkelen i referansene diskuterer mer detaljert om de to kategoriene av skrifttyper.

Om du skal bruke serif eller sans serif- fonter, er det ingen hard og fast regel, men seriffonter ser mer formelle ut. En serif font er ideell for å sende ditt CV til et hvitt sko advokatfirma, for eksempel. En sans serif font ser mer moderne ut, som du kanskje bruker i et CV du vil sende til et selskap som har en ung, moderne følelse av det, i stedet for en med en klassisk, etablert følelse.

Skriftstørrelsen er viktig - for stor ser påtrengende og for liten er vanskelig å lese. Skriftstørrelse 12 er et godt kompromiss.

Når det gjelder mellomrom, enten enkelt eller dobbeltrom - i de fleste tilfeller fungerer enkeltavstand bedre for et forretnings brev. For en ting gjør det enkelt å plassere brevet på en enkelt side, noe som alltid er en god ide når du kommuniserer med travle ledere.

Deler av et forretningsbrev

Et profesjonelt forretningsbrev starter ofte med datoen øverst, som i Microsoft-eksemplet. Skrive det ut, som du ser med dette eksempelet - 7. mars 2018 - er mer formelt enn om du skulle skrive det som: 3/7/2018. I tillegg, hvis du kommuniserer med noen i utlandet, skriv det alltid ut, som du ser med 7. mars 2018; Ellers kan mottakeren bli forvirret av konvensjonen om å sette måneden først.

I mange land er konvensjonen å skrive dagen først og deretter måneden. Ved å bruke disse formatteringsregler for 7. mars 2018, ser du 7 mars 2018, og også skrevet som 7/3/2018. I USA vil 7/3/2018-formatet betegne 3. juli 2018, ikke 7. mars 2018.

Etter datoen, trykk "Enter" minst én gang for å indikere minst én vognretur mellom linjene. Deretter forlater du en vognretur for avsenderblokken:

Fra: ____ (ditt navn)

Din tittel

Din bedrift

Navn

Gateadresse

By stat postnummer

Etter avsenderblokken trykker du på "Enter" for å indikere en enkelt vognretur, og sett inn mottakerblokken, som følger samme format som avsenderblokken.

Når det gjelder avstand, har du et valg. Hvis brevets kropp er kort, kan du trykke "Enter" to eller tre ganger for å indikere to eller tre vognreturer, slik at du ikke får brevet til å virke for kort. Hvis det er et lengre brev, trykk "Enter" to ganger. Tanken er at når du er ferdig med brevet, bør bokstavets kropp være visuelt sentrert, i hvilken grad det er mulig. Deretter skriver du:

Kjære mottaker:

Merk at etter mottakerens navn skal du bruke et kolon - ikke et komma eller et dash. I et personlig brev kan du bruke et komma, men i et forretnings- eller profesjonelt brev bruker du et kolon. Trykk deretter på "Enter" for å angi en vognretur.

Deretter kommer bokstavets kropp. Når du skriver kroppen, husk at kortere avsnitt er mer lesbare - du vil ikke overvelde leseren med en enorm glop av informasjon. Microsofts form er pent plassert på den måten, med brevets åtte linjer delt inn i tre korte avsnitt.

Etter brevets kropp, trykk "Enter" for å betegne en enkelt vognretur. Deretter skriver du en lukk - ofte vil du skrive en enkel lukk, for eksempel "Vennlig hilsen" eller "Med vennlig hilsen." Unngå å skrive en personlig lukke som du bare vil skrive til venner eller familie.

Neste, hvis du skriver et sneglebrev, trykker du på "Enter" en gang for å angi en ekstra enkelt vognretur, slik at du får plass til din signatur. Hvis du skriver en e-post, trykker du på "Enter" to ganger, for å indikere to vognreturer. Deretter skriver du navnet ditt, og etter navnet ditt skriver du bedriftens tittel, slik som du ser her:

Patrick Gleeson

Regissør