En vennlig åpning for et forretningsbrev

Når de fleste setter seg ned for å skrive et forretningsbrev, er deres første tilbøyelighet til å skrive formelt - noen ganger for formelt. Mens et forretningsbrev skal være profesjonelt og høflig, trenger det ikke å være så stivt at lesing det er vanskelig, eller verre, du kommer av som uhøflig og selvbetydende. En vennlig åpning for forretningsbrevet kan hjelpe deg med å unngå dette ved å legge til litt personlighet i kommunikasjonen din. Det er også ofte en måte å vise brevets mottaker at du bryr seg om henne, og ikke bare behovet du kommuniserer i brevet.

Den vennlige hilsen

Det som de fleste kaller "vennlig åpning" er vanligvis den første linjen med tekst etter hilsen. Men hilsen selv kan hjelpe deg med å sette brevet opp for en vennlig start. Du bør alltid adressere mottakeren slik du ville hvis du så ham: Fornavn hvis du er kjent, og tittel og etternavn hvis du ikke er eller hvis du ikke kjenner ham. Det er imidlertid akseptabelt å bruke " Hei " i stedet for en mer formell hilsen hvis du kjenner personen godt, eller hvis brevets innhold ikke ville gjøre denne hilsen vanskelig.

For eksempel, "Hei Michelle, " er hensiktsmessig i et introduksjonsbrev. Det ville ikke være i et avslagstavle.

Tilpass når passende

I de fleste tilfeller bør du begrense din vennlige åpning til en setning etter hilsen. Så kom deg rett til poenget ved å skrive noe som " Jeg skriver for å spørre om ... " Men hvis du kjenner personen du skriver godt med, og du vil bruke noen linjer til personlige hendelser i livet, vær så snill å gjøre det. For eksempel kan du skrive, " Jeg var begeistret for å høre om din kampanje til leder. Jeg tror du er perfekt for jobben." Et annet eksempel er, " Jeg håper at reisen til Spania var alt du trodde det ville være. Jeg ville gjerne se bilder snart. "

Begynn med en takk

Det er en rekke forskjellige måter du kan starte brevet på en vennlig måte. Hvis du kjenner personen du skriver til, prøv å tenke på noe han nevnte under dine tidligere samtaler sammen og bruk det som åpningen; Dette viser ham at du bryr deg og legger merke til detaljer. Hvis du ikke kjenner personen godt eller i det hele tatt, kan du begynne med å takke ham. For eksempel kan du skrive, " Takk for at du fikk meg til å sende min rapport til vurdering. "

Ting å unngå

Ikke gush eller være altfor høflig. Det er bra å bruke ord som "takk" og "takk", men du bør begrense dem slik at mottakeren din ikke tror at du mangler tillit, og slik at brevet ditt lyder profesjonelt, ikke som det tigger.

Ikke bruk din første setning for å snakke om en personlig begivenhet du ikke bør vite om eller som er på noen måte sensitiv. Store kontor nyheter - for eksempel en kampanje, ekteskap eller ny baby - er greit, men spør ikke sjefen din hvordan hennes weekendferie til Maine var, med mindre hun snakket med deg om å gå. Ikke legg til detaljer om deg selv og ditt liv med mindre du kjenner personen godt eller hun har spurt i et tidligere brev.