Former for forretningsbrev

Klar kommunikasjon er hjørnesteinen i en vellykket bedrift, og skriving av brev er et av de viktigste måtene du kommuniserer med. Om forretningsbrevene dine leveres i hard copy eller elektronisk, gir ordene og meldingen et inntrykk på mottakeren. Bedriftsbokstaver gir også dokumentasjon, så sørg for at du bruker dem på riktig måte. Å mestre de vanligste formene for forretningsbrev til ansatte, kunder og interessenter vil sikre at kommunikasjonen din er effektiv.

Salgsskrifter

Salgstegn er vanlige verktøy som brukes til å markedsføre dine varer eller tjenester. Disse bokstavene er overbevisende i naturen og gir et kall til handling på et tidspunkt. For eksempel, hvis du driver et regnskapsfirma, kan du sende et brev til potensielle kunder på skatte tid, introdusere deg selv og tilby dine tjenester. Som med de fleste forretningskommunikasjonene dine, bør du identifisere leseren før du skriver brevet. Du vil mest sannsynlig legge inn et generelt brev som du sender til ukjente potensielle kunder på en postliste annerledes enn et personlig brev til en administrerende direktør. Selv når du sender salgsbrev til en gruppe du har hentet fra en adresseliste, bør du gjøre alt for å adressere brevet til en navngitt person. Inkluder funksjoner og fordeler i brevet og be om et besøk, telefonsamtale eller kjøp.

Response Letters

Som småbedriftseier blir du ofte bedt om svar på henvendelser fra kunder, investorer og potensielle ansatte. Et raskt svar kan spille en viktig rolle i hvordan brevet ditt mottas. Se henvendelsen i åpningen av brevet og gi takknemlighet for interessen for virksomheten din. Svar spørsmålet tydelig og henvis til vedlagte brosjyrer, prisark eller nettstedadresser du kan inkludere i brevet. Til slutt må du enten gi eller nekte forespørselen som kom inn i forespørselen. Vær klar og unapologetic om din beslutning. Gi en kort forklaring hvis du må nekte en forespørsel, kombinert med forslag der personen kan vende om hjelp. Når du gir en forespørsel, bruk brevet som en mulighet til å selge ekstra goodwill gjennom et kort avsnitt som fremmer din bedrift.

Påstander

Enten du har krav og trenger svar fra en leverandør eller leverandør, eller svarer på et krav fra en kunde, vil du sannsynligvis møte behov for å svare med et krav eller tilpasningsbrev. Vær tydelig i skriving og spesifikk om problemet brevet adresserer. Opprettholde en respektfull tone for å få de beste resultatene. Ære følelsene uttrykt av misfornøyde kunder som ber om justering eller refusjon. Husk at hver kommunikasjon du skriver gir en mulighet til å bygge goodwill.

formater

Alle forretningsbrevene dine bør følge et presist format for å opprettholde en profesjonell tone. Hvis du ikke bruker brevpapir fra firmaet ditt, legger du navn og adresse øverst på brevet, etterfulgt av datoen du sender den. Deretter skriver du navnet og adressen til personen du sender brevet til, etterfulgt av hilsen. Gjør litt forskning for å finne et navn og riktig tittel på personen du skriver. For eksempel merker legene når du adresserer dem som "Mr." eller "Ms" i stedet for "Dr." Etter hilsen, skriv brevet ditt ved hjelp av et blokkformat, med hvert avsnitt berettiget til venstre, ved hjelp av et dobbeltrom mellom avsnittene. Klarhet og korthet er verdifulle forretningsverktøy og bør brukes når du skriver et forretningsbrev. Kom raskt til rette. Sikkerhetskopiere din spesielle forespørsel eller svar med støtteopplysninger. Lukk med en rekapitulering av åpningen, etterfulgt av en oppfordring til handling hvis nødvendig. Lukk med "hilsen" eller "takk", og legg igjen om fire mellomrom for å signere brevet.