Effektiviteten av informasjonsteknologi på regnskapsapplikasjoner

Informasjonsteknologi finnes i dag i de fleste regnskapskontorer via datamaskiner, skrivere og annet utstyr. En iboende del av finansielle prosesser, teknologien er ofte tatt for gitt i regnskapskontorer. For eksempel kan du gå online og sjekke kontantbalansen din i banken når du ønsker det, eller du kan laste opp journalposter og ikke tenke to ganger om dem.

Hastighet

Hastighet er kjennetegnet ved informasjonsteknologi. Bruken av flere teknologier gir raskere og mer nøyaktige resultater. Vær imidlertid oppmerksom på at hvert stykke teknologi som er kjøpt, enten det er maskinvare eller programvare, må være kompatibelt med å levere den beste ytelsen. Hvis et stykke ikke fungerer, er systemet ikke effektivt. For eksempel, hvis nettverksholdingsapplikasjonen mislykkes, blir arbeidet slått ned og systemet er ikke effektivt. For å være effektiv så langt som fart, bør regnskapssystemet fungere sømløst med riktige maskinvare- og backup-systemer.

nøyaktighet

Regnskapsarbeid er svært detaljert og nøyaktighet i opptak og rapportering er sterkt verdsatt. Teknologi har hatt en positiv effekt i regnskapsapplikasjoner fordi beregninger utført av et dataprogram opplever svært få feil. For eksempel kan en faktura ha flere linjeposter og salgsavgifter knyttet til den. Hvis fakturaen skal utvikles manuelt, er sannsynligheten for feil høy, men det er ikke tilfelle hvis programvare brukes med riktig oppsett.

fleksibilitet

En regnskapsavdeling trenger også fleksibel teknologi som kan tilpasses ettersom forretningspraksis endres. For å være effektiv må informasjonsteknologi knyttet til regnskap være fleksibel for å imøtekomme endringene. Programvare, for eksempel, må kunne oppdateres for å tilby nye prosesser, for eksempel kredittkortbehandling, og muligheten til å sende fakturaer online. Ellers vil programvaren bli foreldet. Regnskapsførere bruker også programvare for skatter og andre regnskapsbehov som ofte endres. Teknologien må være skikkelig nok til å ta opp endringene.

Sky

Den nyeste trenden med regnskapsmessige applikasjoner er web hosting off-site. I stedet for å installere et program på datamaskinen og lagre data der, ligger programmet på en server på en annen plassering; Den lagrede informasjonen er tilgjengelig via Internett. Det kalles også "arbeider i skyen." Bedrifter kan spare penger i kjøp av programvare og maskinvare ved å registrere seg hos en skyleverandør og bruke programmene og plass til å lagre data, noe som betyr at det ikke er nødvendig å få en større harddisk eller bekymre seg for programversjoner. Den andre fordelen med skyen er at du har tilgang til informasjonen din hvor som helst du måtte være.

betraktninger

Informasjonsteknologi er ikke perfekt. Mange ganger påvirker problemer med tilkoblinger, kompatibilitet og andre tekniske problemer hvordan regnskapsprosesser utføres eller om de utføres i det hele tatt. For å gjøre teknologien effektiv i regnskapsmessig bruk med minimal nedetid, bør bedrifter ha en plan for å håndtere elektriske problemer, nettverksforstyrrelser og datavirus. Kritiske regnskapsfunksjoner, for eksempel lønn, skal ha minst to muligheter for behandling. Dermed, hvis data vanligvis overføres via Internett, må du sørge for at informasjonen også kalles eller fakses, bare i tilfelle det skjer noe med datamaskinen eller Internett-tilkoblingen.