Dokumentforberedelse for skanning

Skannede dokumenter lar deg konvertere dine akkumulerte dokumenter til en datasøkbar database. Det kan hende du finner at skanneoppføringer av ting som kontrakter gjør at du kan kutte på kostnader for dokumentlagring, eller du kan tilby skannede dokumenter på nettet eller for dine kunder å kjøpe. Forbereder et dokument for skanning krever litt planlegging og forethought.

Hva skal skanne

Det første forberedelseskravet er å velge hva du skal skanne, og for hvilke formål. Det kan være lovlige krav; For eksempel kan psykiatere som arbeider med skoledistrikt eller straffesystem kreve å skanne pasientevalueringer med visse identifiserende opplysninger fjernet. Juridiske dokumenter kan kreve at underskrifts sider eller bekreftelser skannes som omslagssider som følger med dokumentet.

Mekaniske krav

Det er to brede kategorier skannere: flatbed skannere (egnet for å skanne bundet bøker, store kunstverk eller blåkopier) og arkmatede skannere. Arkmatede skannere kan bare skanne den ene siden av en side av gangen. Dette er ofte alt som trengs. For å skanne sidene i en ubundet bok, må arkmaterte skannere duplex - skann den ene siden av et ark, bla den og skann den andre siden. Når du legger i en arkmatet skanner, ta et øyeblikk til å tommelen gjennom alle sidene, se etter opp ned sider og ting som stifter, tape-faner eller klistremerker som kan komme av når sidene mates gjennom mekanismen.

Fysisk forberedelse

Når de juridiske og forretningsmessige årsakene til skanning er kjent, er det neste kravet fysisk forberedelse. Typen av fysisk forberedelse vil avhenge av at skanneren brukes, og kan variere fra de svært enkle - fjerne stifter på løse sider før du matretter dem inn i en arkmatet skanner - til det komplicerte - limer mange mindre dokumenter sammen på en bakside brettet for å redusere blødning og kjører dem på en flatbedscanner. Dokumenter skal presses flatt, uten krøller eller krøller. Hvis du prøver å øke kontrast av tekst på en flatbed-skanner, setter du en nøytral grå bakside, som pappens bakside av et papirbunn, bak siden som blir skannet, kan det noen ganger hjelpe.

OCR-behandlingskrav

Optisk tegngjenkjenning bruker formgjenkjenning for å forsøke å matche ord fra en ordbok. Dokumentforberedelse for OCR starter ved å fokusere på kontrast på originaldokumentet. Et triks som kan fungere for gamle dokumenter på papir som er gulvet fra syreinnhold, er å lage en kontrast med høy kontrast på tungt papirlager. På den fysiske og mekaniske siden er de fleste OCR-skanninger for løse sider, og det er også viktig at de er kantet opp på dokumentmateren, siden sider skannet med en liten vinkel kan øke feilfrekvensen. Uansett hvor god din OCR er, vil du bruke tid på å korrekturlaste den resulterende skanningen, og det bør bli budsjettert til den tiden det trengs.