Hvordan skrive en Business Process Management Project Charter

En liten bedrift er avhengig av en bestemt flyt av aktiviteter som kan krysse avdelingsgrenser for å oppnå selskapets forretningsmål. Denne sekvensen av samordnede aktiviteter, utført av mennesker, systemer og maskiner, refereres til som en forretningsprosess. Forretningsprosessstyring (BPM) er en metode som brukes av småbedriftseiere til å revidere eller standardisere en prosess for å forbedre sitt bidrag til selskapets økonomiske og operasjonelle mål. For eksempel kan et BPM-prosjekt forsøke å standardisere forretningsaktiviteter for å redusere kostnadene eller øke produksjonseffektiviteten. Uansett prosjektmål, tjener et BPM prosjekt charter til å rettferdiggjøre prosjektets eksistens og dets økonomiske støtte. For å gjøre dette dokumenterer prosjektets charter prosessproblemet som skal behandles, prosjektmål og omfang, samt gruppens roller og ansvar. Også inkludert er sluttprodukter av prosjektet, tidslinje, budsjett og tilleggsinformasjon, inkludert forutsetninger og prosjektrisiko.

1.

Gjennomgå viktige elementer i BPM-prosjektforslaget for inkludering i prosjekthandlingen. Et prosjekt er gitt et "grønt lys" av en prosjektsponsor og et prosjektutvalgstavle på bakgrunn av informasjon i et prosjektforslag, som prosjektmål, omfang og budsjett. Som et resultat gjør at innlemmelsen av disse elementene i forslaget i prosjektets charter tillater prosjektets aktiviteter, ressurser og ytelse å måles mot det godkjente, forventede resultatet som referert i forslaget.

2.

Beskriv generelt forretningsprosessen som skal evalueres og standardiseres, og fordelene med prosjektsponsor for å gjøre det. Se også på den økonomiske eller operasjonelle betydningen av den nåværende prosessstaten, som førte til BPM-prosjektet. For eksempel vil "Project Team Members" observere salgsprosessbehandling for å identifisere de enkelte aktivitetene som for tiden utgjør denne prosessen og utfordringene som er forbundet med denne prosessen, noe som vil foreslå måter prosessen bør revideres for å oppnå operativ og økonomisk effektivitet. Dette prosjektet reflekterer selskapets strategiske mål om å øke effektiviteten og redusere kostnadene ved å behandle en salgsordre. "Vær presis når du oppgir målene ved at charteret vil fungere som et mandat som berettiger prosjektarbeid etter godkjenning av styrekomiteen og prosjektinteressenter .

3.

Hent BPM-prosjektets omfang fra prosjektforslaget og dokument det i prosjektets charter. Prosjektets omfang refererer til arbeidet som skal utføres av prosjektgruppen og definerer prosjektets grenser og forretningsfunksjonene som det omfatter. For eksempel er spesifikke funksjonelle områder som ordreinngang nevnt, og det er mulige løsningsimplementeringskrav som personellopplæring. I tillegg diskuteres endring av datasystemer, endringer i interne prosesser og krav til prosjektmetoden. Mekanismen som brukes til å revidere prosjektets omfang er også dokumentert.

4.

Identifiser BPM-prosjektsponsor, leder, lagmedlemmer og interessenter. Dokument teammedlemmernes prosjektroller og beskrive hvilken interessent som har ansvaret for både prosjektets drift og resultatet. For eksempel "Deltakerne i dette prosjektet vil være det personell som lager en salgsordre, sjekke tilgjengeligheten av produkter, planlegge bestillingen, opprette kundens krav, opprettholde prisbetingelsene, utføre kredittkontrollen, send en bestillingsbekreftelse til kunde og overvåke status for bestillingen. "

5.

Utvikle en tidslinje som refererer til BPM-prosjektaktiviteter, prosjektets startdato, start- og sluttdato for de enkelte prosjektaktivitetene, samt tidsfrister for både gjennomføring av hele prosjektet og presentasjon av resultatene. Hvert prosjektsteg skal referere til teamet som er ansvarlig for trinnets gjennomføring. Identifiser aktivitetene som følger hverandre direkte fra starten av prosjektet til slutten. Manglende gjennomføring av disse aktivitetene som planlagt vil negativt påvirke den samlede prosjektplanen.

6.

Etablere BPM-prosjektets arbeidsprodukt - prosjektet "leveranser" - for BPM-prosjektet. Beskriv hver leverbar og diskutere hvordan den skal utarbeides og presenteres. For eksempel er en programvarespesifikasjon en leverbar som kan presenteres i et Word-dokument eller i et Visio flytskjema.

7.

Opprett det detaljerte BPM-prosjektets kostnadsbudsjett på grunnlag av prosjektforslagets budsjett. Estimere både kortsiktige og langsiktige kostnader for prosjektet, inkludert kostnaden for kapital, profesjonelle tjenester og løpende driftskostnader. Budsjettdataene er et kritisk element i prosjektets charter, som skal forelegges styregruppen og prosjektets interessenter for godkjenning.

8.

Ta opp tilleggsinformasjon som påvirker BPM-prosjektet. Du kan for eksempel dokumentere de eksterne hendelsene som ikke er underlagt BPM-prosjektkontrollene, og som påvirker prosjektets sannsynlige suksess. Beskriv også risikoer, for eksempel en forestående unionsstreik, som kan påvirke omfanget, tidslinjen, budsjettet eller andre elementer i prosjektets charter. Diskuter ressursbegrensninger, for eksempel begrenset tilgjengelighet av erfarne og trente personer. Dokumentere også en beredskapsplan for å motvirke forventede hindringer eller monetære, folk eller systembegrensninger.

Ting som trengs

• Misjonserklæring
• Prosjektforslag
• Organisasjonskart

Tips

• Present prosjektet charter til hvert lagmedlem.
• Bruk prosjektets tidslinje for å minne gruppemedlemmer om mål og bekrefte tidligere prestasjoner.
• Motivere lagmedlemmer med foreløpige feiringer.