E-postrespekt på arbeidsplassen

E-post er en allestedsnærværende form for toveiskommunikasjon i mange menneskers daglige liv - hjemme og på arbeidsplassen. Imidlertid kan enkelte arbeidere mislykkes i å skille en tilbaketrukket personlig livsstil ordentlig fra et respektfullt faglig miljø. Nikita Garia foreslår i en artikkel for "India Real Time" -delen av "The Wall Street Journal" -webområdet at e-post-respekt ikke bare er viktig i din umiddelbare kontorinnstilling, men også når du kommuniserer med andre forretningsmessige enheter utenfor arbeidsplass - og rundt om i verden.

Skrive

Du er stadig i komposisjonsmodus når du oppretter eller svarer på en e-postmelding. Forsøk å alltid bruke gode skriveferdigheter, inkludert grammatikk, stavemåte og setningsstruktur. Bruk profesjonelt språk, selv i tilbakestilt arbeidsinnstillinger, med mindre hele organisasjonen er på samme side. Selv om en melding som sendes til ansatte på arbeidsplassen er ment som et alternativt kommunikasjonsmiddel, og ikke for litterær publisering, mote dine meldinger som en essay eller pressemelding - introduksjon, kropp og konklusjon - hvis det er flere setninger lenge .

sende

Tenk deg hvordan en ny e-postmelding vises på skjermen for mottakeren. Innboksen for e-postklienten eller programmet viser bare biter av informasjon om innholdet i meldingen - emnet, avsenderen og datoen / klokkeslettet. Ta med et emne i e-posten som en høflighet slik at mottakeren kan få en rask ide om hva e-posten handler om. Ta også full eierskap og maksimere personlig tilpassingsfunksjonene for e-postkontoen din. For eksempel, gå inn i e-postinnstillingene dine og fyll inn for- og etternavn, samt posisjon og avdeling. Opprett en signatur som inneholder samme informasjon, men viser også din adresse, telefon og faks, hvis det er aktuelt. Denne høfligheten hjelper avsenderen til å identifisere hvem du er, og også redusere tiden det tar å spore opp tilleggsinformasjonen din.

motta

Les dine nye og innkommende e-postmeldinger så snart som mulig dersom et raskt svar eller en nødsituasjon er nødvendig av avsenderen. I mange e-postprogrammer kan sendere inkludere et utrop "!" markere for å indikere stor betydning. Aktiver også kvitteringsfunksjoner i e-postprogrammet ditt, uten respekt for personer på arbeidsplassen din, som trenger dokumentasjon om at e-posten kom inn i innboksen din og at du leser meldingen. I tillegg sparer aktivering av automatisk varslingsfunksjoner deg fra å måtte svare på paranoide e-postmeldinger på følgende linjer: "Fikk du e-posten min?"

svare

Svar på e-postmeldinger så snart det er menneskelig mulig og som tiden tillater det. Når du mottar en samtale, kan både du og den som ringer, telle antall ringer. På samme måte kan e-postavsendere bruke tidsstemplene til å telle antall minutter det tar å lese og svare på en e-postmelding. Ut av høflighet, skriv og send et fullstendig svar så snart som mulig. Du kan også sende en kort melding personlig og si at du mottok meldingen, og når du forventer å sende et fullstendig svar. Dine medarbeidere vil sette pris på at du i det minste har e-postmeldingen og innholdet på tallerkenen din for dagen.

arkivering

Lagre e-postmeldinger på arbeidsplassen så lenge du kan, uten å ofre organisasjon eller tømme kontor-lagringsressurser. Opprett mapper som har navn på enkeltpersoner eller avdelinger som vanligvis sender deg e-post, og sett deretter opp filtre som automatisk sender de e-postene i de respektive mappene. Fjern regelmessig innboksen din og legg ut ufilmerte e-postmeldinger i nyopprettede mapper eller papirkurven. Sett opp automatisk arkivering som lagrer e-post til en annen lagringsplass etter et bestemt antall dager. I mange henseender er e-postadresser offisiell arbeidsplassdokumentasjon, mye som å skrive et memorandum eller et "Re:" (om) brev på papir. Som et tillegg kan e-post også fungere som dokumentasjon i juridiske saker for virksomheten.