E-post Etiquette for Outlook Møter

Som bedriftseier vet du viktigheten av å ha møter med medarbeidere, klienter og ansatte. Møter gjør at du kan gjøre et salg eller holde arbeidstakere oppdatert på selskapets retningslinjer. Microsoft Outlook har en møteforespørselsfunksjon som lar deg konfigurere møter, sende invitasjoner og administrere deltakerlisten. Når du bruker Outlook til å planlegge møter, kan du vise deltakerne høflighet ved å holde dem oppdatert om endringer, kanselleringer og andre detaljer.

1.

Godta eller avslå alle Outlook-møteforespørsler i tide. Denne høfligheten hjelper møterrangøren å bygge en nøyaktig deltakerliste. Godta eller avslå møter fra innboksen din, ikke kalenderen din.

2.

Deaktiver automatisk godkjenning av møteforespørsler for å unngå arbeidsflytproblemer. For å gjøre dette, klikk "Verktøy", "Valg" og "Kalenderalternativer". Klikk på "Ressursplanlegging" og fjern deretter merket "Godta møteforespørsler og behandle kanselleringer automatisk."

3.

Gjennomgå invitasjonsnavn før du sender en møteforespørsel til alle på en distribusjonsliste (DL). Fjern navnene på personer du vil ekskludere fra møtet. Hvis du ikke gjør dette, vil alle på listen motta en møteforespørsel.

4.

Hold møte arrangøren oppdatert med endringer, for eksempel ekstra deltakere som du vil invitere etter at arrangøren har planlagt møtet.

5.

Oppdater deltakere med viktig informasjon hvis du er møte arrangør. For eksempel, hvis møtetiden endres, skriv inn den nye tiden i kroppen til møteforespørselen og klikk på "Send oppdatering."

6.

Varsle deltakere hvis du vil avbryte et møte. For å avbryte et møte, slett det fra kalenderen din og velg "Send kansellering og slett møte."

7.

Hold møteforespørsler og annen korrespondanse så profesjonell som mulig. Ikke send meldinger skrevet i vanskelige lesefonter eller alle store bokstaver, og bruk ikke sarkasme. Mottakerne av sarkastiske kommentarer kan ikke finne dem morsomme.

Tips

• Godta eller avslå en møteforespørsel før du flytter den fra innboksen til en annen mappe. Hvis du flytter forespørselen før du aksepterer eller reduserer den, vises ikke møtet i kalenderen din. Dette kan føre til at du går glipp av møtet.