Hvordan skrive regnskapspolitikker og prosedyrer

Regnskapsprinsipper og prosedyrer hjelper dine ansatte til å drive virksomheten din uten kontinuerlig tilsyn. De er enkle, enkle å forstå og å følge. Hvis bedriften din for eksempel har en policy om ikke å godta sjekker, aksepterer ansatte ikke sjekker, selv om du ikke er der for å overvåke dem. Skrive regnskapsprinsipper og prosedyrer kan være vanskelig, men de vil hjelpe deg på lang sikt, og holde prosessene standardiserte og enkle.

1.

Organiser skrivingen din. Ha en egen seksjon for hver regnskapsprosess, for eksempel leverandørgjeld, kundefordringer og anleggsmidler. Gi hver policy og prosedyre (P & P) et nummer og bruk nummereringssystemet til å organisere dokumentasjonen. For eksempel kan alle kundefordringer P & Ps starte med en 1, betales med en 2. Så, hvis du leter etter et bestemt dokument relatert til betalende regninger, kan du se etter 2-serien og finne den enkelt, kanskje som en 201 eller 2001.

2.

Bruk en mal for å skrive retningslinjer og prosedyrer. Det gjør dokumentasjonen lett å skrive og forstå. Vurder å ha et format der du øverst har en standard etikett med navn, dato, dokumentnummer og annen informasjon. Under det på siden kan du plassere en seksjon som heter "Formål" for å forklare målet om P & P, og etter at du kan starte med den faktiske fortellingen av prosessen du vil standardisere.

3.

Skriv tydelig med god staving og grammatikk. Politikk og prosedyrer skal brukes av mange mennesker, så gjør det enkelt å lese og idiotsikker. Unngå å navngi folks navn, og i stedet bruk posisjonsnavn. Vær konsekvent i skriving for å unngå forvirring. Hvis du har en regnskapsregistreringsregning, må du ikke endre den samme stillingen til "Clerk I" eller "Filing Clerk" i andre P & P.

4.

Utform dine retningslinjer og prosedyrer med sikte på gode interne kontroller. For eksempel bør bokholderen ikke kunne signere sjekker. Alle sjekkutbetalinger skal ledsages av meldinger fra eier eller leder som bekrefter at kjøpet var autorisert og alle tjenester og varer ble mottatt på riktig måte.

Tips

• Vurder å få en ferdig programvarepakke for programvare og prosedyrer for din bransje. De fleste prosesser er like, og ved å få programvare der du bare trenger å endre eller legge til noen få ting, kan det spare deg for en del tid. Det er lettere å endre eksisterende dokumentasjon enn å gjøre alt fra begynnelsen.
• Få regnskapsføreren til å ta en titt på din P & Ps for å oppdage eventuelle interne kontrollproblemer som kan løses ved hjelp av en annen prosedyre.

Advarsel

• Gå gjennom retningslinjene og prosedyrene minst en gang i året for å sikre at det fortsatt er gyldig og riktig. Ting endrer seg i virksomheten, og P & P må oppdateres med endringene.