Hvorfor bekrefte mottak av inventar?

Når leverandører sender ordrer til sine kunder (vanligvis forhandlere eller distributører), oppstår det feil i noen tilfeller. I enkelte tilfeller er produktet skadet, mengden mangler eller mottatte varer stemmer ikke overens med innkjøpsordren. Kunder må korrekt validere deres innkommende forsendelser av inventar for å unngå disse potensielt kostbare problemene.

Validerende inventar

Prosessen med å validere beholdningskvitteringer varierer avhengig av selskapets retningslinjer. Den mest grundige, men tidkrevende metoden, er å åpne alle boksene for å se innholdet. Et annet alternativ er å velge boksene tilfeldig fra forsendelsen og sjekke dem. Kunden kan også sjekke pakken og sammenligne den med den første innkjøpsordren for å se om bestillingen er fullført. Enkelte forhandlere bruker bare et strekkode system som validerer hver lagerpakke basert på en etikett levert av produsenten eller leverandøren.

Bekreft før du betaler

Det er viktig å validere beholdningskvitteringer før betaling av fakturaer til leverandøren. Før du sender en sjekk eller kredittkortbetaling for å dekke fakturaen, må forhandleren sørge for at innkjøpsordren, fakturaen, pakningsskjemaene og de faktiske beholdningskvitteringene samsvarer. Denne prosessen er avgjørende for riktig regnskapsføring hos bedrifter som regelmessig bestiller inventar.

Tilbake bestillinger

En annen grunn til at det er viktig å validere kvitteringer for beholdning er å identifisere eventuelle tilbakeordnede varer. En ordrebekreftelse på pakkelisten indikerer at beholdningen mangler og kanskje ikke er tilgjengelig i lengre tid. Det er et problem som kan føre til tapt salg og driftsforstyrrelser. Kunden må omgående treffe tiltak for å få den nødvendige beholdningen, for eksempel å bestille med andre leverandører eller finne et alternativ for tiden.

Behandling av retur

Kunden har vanligvis kort tid til å returnere varer til leverandøren. Hvis varelagerinntektene er validert umiddelbart, har kunden tid til å identifisere feil, som for eksempel en skadet eller defekt serie, og behandle en retur før relevant frist. Ellers kan kunden beholdes de defekte gjenstandene.