Slik skriver du et forretningsbrev som ber om en finansiell rapport

For å øke sjansene for å lykkes som en bedriftseiere, er det ofte nyttig å lære mer om relaterte selskaper eller bransjen generelt. De fleste selskaper produserer årlige rapporter for å oppsummere sine aktiviteter, presentere finansiell informasjon og gi prognoser for det kommende året. For å få en kopi, må du først sjekke selskapets nettsted for å se om rapporten er lagt ut der. Hvis ikke, skriv et kort, profesjonelt forretningsbrev til å be om å få en kopi av rapporten sendt til deg.

1.

Skriv inn navnet ditt midt på toppen av siden. Rett under ditt sentrert navn, skriv inn gateadressen din. Skriv inn din by, stat og postnummer direkte under disse to linjene.

2.

Plasser ned fire linjer og skriv inn datoen, flush med venstre margin. Plasser nede i to linjer og skriv inn navn og tittel, firmanavn og postadresse til mottakeren, og hold alle linjene flush til venstre. Deretter ruller du ned to flere linjer og legger til din hilsen. Skriv for eksempel:

Mr. John Smith, President ABC Company 123 Main Street City, Stat 12345

Kjære Herr Smith:

3.

Identifiser deg selv i første ledd. Beskriv kort din virksomhet og din rolle i den. Oppgi deretter formålet med å skrive: å be om selskapets siste økonomiske rapport. Identifiser hvorfor du vil ha rapporten, og være spesifikk om hvordan du planlegger å bruke informasjonen. Mottakeren av brevet ditt er mer sannsynlig å være responsiv hvis du prøver å lære mer om sitt firma som en nøkkelrepresentant i bransjen eller som en fremtidig kunde eller investering enn om du er i direkte konkurranse. Forklar at du vil lære mer om resultatene av nye prosesser selskapet introduserte i fjor, for eksempel, eller hvordan virksomheten din kan lære av selskapets langsiktige investeringsstrategier.

4.

Skriv et kort avsluttende avsnitt som inneholder kontaktinformasjonen din. Angi nøyaktig hvor du vil at rapporten skal sendes. Hvis du trenger rapporten på et bestemt tidspunkt, si det klart, men vær høflig og realistisk. Angi om du trenger en fullfarge, hard copy versjon av rapporten, eller om en elektronisk versjon er akseptabelt. Ta med et telefonnummer eller en e-postadresse hvor selskapets representant kan kontakte deg hvis han trenger ytterligere opplysninger for å oppfylle din forespørsel.

5.

Tett ved å takke mottakeren for sin tid og vurdering av forespørselen din. Bruk en standard virksomhetsavslutning som "Med vennlig hilsen" eller "Med vennlig hilsen, " etterfulgt av ditt signerte og skrevet fullnavn. Proofles brevet nøye før du sender det.