Hvordan jobbe med et papirløst arkiveringssystem

Papirløse arkiveringssystemer har mange fordeler, blant annet å bevare miljøet og redusere rotet rundt kontoret. Men hvis du ikke er vant til å ha alt lagret elektronisk, kan det være vanskelig å slippe av papiret. Du kan også være bekymret for å miste alle dataene dine hvis datamaskinens filer blir kompromittert. Å ta riktige forholdsregler når du bruker et papirløst arkiveringssystem, kan lette dine bekymringer, samtidig som du bidrar til å redusere miljøpåvirkning.

1.

Kjøp det nødvendige utstyret for å enkelt opprettholde et papirløst arkiveringssystem. Dette inkluderer vanligvis en datamaskin, skanner, eksterne harddisker og muligens tommelstasjoner. Det kan være nødvendig med ekstra programvare du trenger, for eksempel database, menneskelige ressurser eller regnskapsprogrammer, for å behandle data elektronisk.

2.

Sett opp ditt elektroniske arkiveringssystem på samme måte som papirversjonen din. Dette gjør at ansatte lettere kan finne de spesifikke filene de trenger. Opprett og distribuer et diagram eller et nettstedskart over det nye elektroniske systemet for enkel referanse. Gjennomfør en treningsøkt for ansatte når det papirløse systemet settes på plass.

3.

Skann alle papirdokumenter slik at det finnes en kopi i det elektroniske arkiveringssystemet. Et papirløst arkiveringssystem betyr sannsynligvis at dine kopier vil bli revet eller resirkulert; sørg for at du har en elektronisk versjon før papiret blir ødelagt.

4.

Bestem hvordan du vil sikkerhetskopiere dine elektroniske filer. Å ha et sekund, eller til og med tredje, backup system på plass kan sikre at dataene dine forblir trygge. Tilkjenne et sekundært backup system på stedet, noe som gir et annet lag av beskyttelse i tilfelle brann, flom, tyveri eller annen katastrofe. Hvis du foretrekker det, må du bruke en server eller Internett-basert sikkerhetstjeneste for dette formålet

5.

Oppmuntre personalet til å eliminere papirmetoder for kommunikasjon, for eksempel post og fakser. Bruk e-post som den primære metoden for å overføre dokumenter. Eliminer hardfaksfakser ved å sende og motta dem elektronisk.

Ting som trengs

• Datamaskin
• Scanner
• Eksterne harddisker
• Tommelstasjoner
• programvare
• Shredder

Tips

• Gjennomfør de papirløse retningslinjene med en fin hånd. Å gå papirløs krever å bryte eller forandre hverdagsvaner, og det kan ta en liten stund for de ansatte å bli vant til forandringen. Sett en dato noen måneder nedover veien for overgangen til å være komplett.
• Spor selskapets papirbruk etter bytte til et papirløst arkiveringssystem. Send ut månedlige e-poster til de ansatte som viser hvor mye papir selskapet har lagret hver måned ved å bytte til den nye metoden.