Hva betyr skrive avsnitt i forretningsmessig form?

Forretningsdokumenter - for eksempel brev, e-post, memorandum og rapporter - bruk avsnitt for å skille ulike typer informasjon, argumenter og ideer. Avsnitt skrevet i forretningsformat er strukturert på en formell, profesjonell og velorganisert måte. Når du skriver et forretningsdokument, bør du vurdere hvordan avsnittet vil vises på papir, organisering av avsnittet og plasseringen i det totale dokumentet. Vær konsekvent på måten du formaterer avsnittene dine på. Bruk kortfattet språk og en enkel stil slik at leseren forblir fokusert på meldingen din.

Blokker format

Det vanligste visuelle formatet for avsnitt i et forretningsdokument er blokkformatet der begynnelsen av et avsnitt ikke er innrykket. I stedet er hele avsnittet enkelt mellomrom og venstre begrunnet, noe som betyr at det er justert med papirets venstre margin. En tom linje er satt inn etter hvert avsnitt for å skille den fra neste avsnitt eller element i dokumentet. Halvblokken, der begynnelsen av hvert avsnitt er innrykket, brukes mindre ofte.

Font

Avsnitt i et forretningsdokument er skrevet i en tradisjonell skrifttype, for eksempel 12-punkts Times New Roman. Unngå å bruke uvanlige skrifttyper som avledes av innholdet i skrivingen din. Bruk samme skrift i hele dokumentet, bortsett fra overskrifter, som kan bruke en større skriftstørrelse eller angis i fet skrift.

Stikkinnhold

Hvert avsnitt bør adressere en enkelt hovedide. Innfør hovedideen i en generell uttalelse i avsnittets første setning. Følg denne emnesetningen med noen få setninger som støtter hovedideen. Disse kan bestå av informative detaljer eller et argument for å forsvare ideen din. Pak inn avsnittet med en oppsummerings setning. Hvis et avsnitt løper for lenge, risikerer du å miste leserens oppmerksomhet. I stedet organiser et langt avsnitt i to eller flere mindre avsnitt.

Stikkordre

Et forretningsdokument, for eksempel en rapport eller et brev, begynner med et avsnitt som introduserer emnet for dokumentet. Dette følges av ett eller flere avsnitt som utvikler emnet. Et konklusivt avsnitt oppsummerer informasjonen du har oppgitt, eller ber leseren om å ta en bestemt handling. For eksempel kan et brev som gir grunnlag for en annonsekampanje, begynne med et innledende avsnitt som foreslår kampanjen, etterfulgt av tre avsnitt som hver angir en egen grunn til kampanjen og et avsluttende avsnitt som ber leseren om å godkjenne kampanjen. Hvis dokumentet er lengre, bruk overskrifter for å skille mellom store deler.

Stil

Mens tonen kan være vennlig, skrives forretningsdokumenter i en formell stil. Din skriving kan leses av andre, den opprinnelige mottakeren, og bli holdt av et selskap i mange år, så unngå personlige kommentarer. Hold skrivingen din på et profesjonelt nivå ved å bruke kjønnsnutralt språk, samt riktig grammatikk og stavemåte. Hold setningene korte og til poenget. Unngå clichés, sammentrekninger og slang.