Måter å markedsføre Records Management

Selv den minste virksomheten trenger å fremme verdien av registeradministrasjon som en måte å spare penger på og forbedre bunnlinjen. Riktig opptaksadministrasjon hjelper deg også med å holde kontroll over viktige papirer og data. I noen tilfeller spiller registeradministrasjon en kritisk rolle når du trenger tilgang til dokumenter for revisjon eller for å bestemme finansiell stabilitet i bedriften din. (Se referanse 1 og referanse 2)

Klargjør retningslinjer

Det første trinnet i å fremme solid rekordadministrasjon er å forberede og dele retningslinjer og prosedyrer med de ansatte som forklarer hvordan håndtering av poster håndteres. (Se referanse 5) Ifølge Ohio State University, bør håndboken din inneholde registre som hver person er ansvarlig for å administrere. Du må også gi en metode for å ta vare på og bestemme hvor lenge en rekord skal beholdes. Andre emner inkluderer lagring og konvertering av poster til digitale versjoner. (Se referanse 3)

Trening

Treningsøkter kan hjelpe medarbeiderne å forstå betydningen av riktig håndtering av rekordbehandling. Gå medarbeidere gjennom bedriftens retningslinjer og prosedyrer, slik at alle forstår måten å håndtere, lagre og disponere på poster.

En annen gang å trene medarbeidere om viktigheten av rekordhåndtering er under seminarer om katastrofeoppretting. Siden dette fokuserer på sikkerhetsspørsmål og minimerer tap for virksomheten din, bør opplæringen fokusere på hvordan registeradministrasjon er en viktig bekymring etter at en stor katastrofe streik. (Se referanse 4) Etter at treningen er ferdig, henge plakater i fellesarealer og bruk dem til å påpeke viktigheten av oppslagshåndtering som en påminnelse om å holde seg på papir og elektroniske data.

Personale møter

Sett til side tid på hvert stabsmøte for å minne ansatte om bestemte elementer i dine retningslinjer for administrasjonshåndtering. Disse korte øktene fungerer som påminnelser for å hjelpe medarbeiderne å holde seg på toppen av emnet. Gjør læringsprosessen til en morsom aktivitet ved å bryte medarbeiderne i små grupper og gi dem en quiz av ett eller to spørsmål om rekordbehandling. Medlemmene av første laget for å få svaret riktig vinner en liten premie.

Brainstorm

Uansett om du utvikler retningslinjene for opptaksadministrasjon for første gang, eller gjennomfører vurderinger for å lete etter områder for å forbedre prosedyrene dine, involverer de ansatte. Sett opp brainstorming økter å be om deres meninger om å forbedre selskapets records management systemer. Fremmer økten via e-postpåminnelser og personlige e-postinvitasjoner for å oppmuntre personalet til å delta og sikre at deres mening er verdsatt.