Hvordan skrive en situasjonsrapport

Situasjonsrapporter er utformet for å formidle detaljer om en bestemt hendelse, for eksempel regjeringsrapporter om en naturkatastrofe eller dekning av en større bedriftskonvertering. Hvis du blir bedt om å opprette en for din bedrift, spiller du rollen som reporter. Du må samle relevante detaljer fra de involverte partiene og stykke dem sammen i et sammenhengende format som maler et klart bilde av situasjonen. En godt utformet situasjonsrapport kan være til nytte for bedriften din ved å gi ledelsen og personalet de nødvendige opplysninger for å ta viktige beslutninger.

1.

Vurder situasjonen. Bestem hvilken informasjon som må samles, og fra hvem. Lag en liste over målkontakter og angi en sluttdato for mål for situasjonsrapporten. For eksempel, hvis firmaet sendte en stor ordre til feil adresse, finn ut hvilke ansatte som var direkte involvert i å ta og sende bestillingen.

2.

Kommuniser med hvert individ som er målrettet i den første vurderingen for å få tilbakemelding om situasjonen. Still spørsmål og spørsmål for ytterligere detaljer hvis kilden din ikke tilbyr all den informasjonen du vil ha. Ta detaljerte notater og om mulig bruk en håndholdt kassettopptaker for intervjuer. Skriv inn kontaktinformasjon for hver person du intervjuer, inkludert fullt navn, faglig tittel, fødselsdato, adresse og telefonnummer. I eksempelet ovenfor vil du få en detaljert tidslinje for alle hendelsene som kan ha bidratt til at bestillingen ble sendt til feil adresse.

3.

Skriv din situasjonsrapport. Oppsummer situasjonen øverst. Følg med avsnitt ordnet på en sammenhengende måte, detaljering av hver beslutning, begivenhet og detalj og som bidro til situasjonen. Vær presis med datoer, tider og fakta. Distribuer rapporten til alle relevante ansatte.

4.

Følg opp på din opprinnelige situasjonsrapport med vanlige fremdriftsrapporter, om nødvendig.

Tips

• Når du er i tvil, bekreft og avklar detaljer med kildene dine.
• Skriv situasjonsrapporten på en faktisk måte uten å avsløre dine personlige følelser.
• Det er nyttig å skrive i omvendt pyramideformat, konsentrere seg om de viktigste detaljene øverst og deretter synkende til de mindre viktige fakta.
• Bruk direkte språk, uten slang eller jargong. Unngå adjektiver hvis du kan.