Hvordan skrive organisasjons- og policyhåndbøker

Du anerkjenner behovet for at din bedrift har en organisasjons- og policyhåndbok som beskriver forpliktelser og ansvar for ansatte og selskapet, men det kan virke som en overveldende oppgave å skape en. Bryt prosessen ned i separate trinn for å gjøre det overskuelig og begynn med å identifisere målene dine og hva du vil at håndboken skal utføre.

Hensikt

Mens du kan ta forskjellige tilnærminger til å skrive en organisasjons- og policyhåndbok, er formålet med en håndbok å stave ut viktig bedriftsinformasjon for ansatte. En grunnleggende håndbok dekker virksomhetens oppdrag og mål og gir bred retningslinjer for hva som forventes av ansatte og hva ansatte kan forvente fra selskapet. En mer utarbeidet politikkhåndbok inneholder spesifikke regler og forskrifter for alle emner som gjelder et selskap.

Outline

Å lage en oversikt over håndboken din, hjelper deg med å organisere dine tanker og identifisere emnene du vil dekke. Den tjener også som innholdsfortegnelse. Begynn med å dele oversikten i seksjoner som dekker et bredt spekter av ansettelsespraksis som er relevante for bedriften din, for eksempel en introduksjon, standarder for oppførsel, kompensasjon, fordeler, menneskelige ressurser, teknologi, administrasjon og rettspolitikk. Hvis du oppdager at du vil dekke noen emner i dybden, opprett underrubrikkene for seksjoner, for eksempel betalt tid og helseforsikring under fordeler.

Organisasjonsinformasjon

Organisasjonsinformasjon inkluderer selskapets oppdrag og er vanligvis inkludert i begynnelsen av håndboken. Sett inn formålet med selskapet og årsakene til at du har en policyhåndbok. Avhengig av størrelsen på firmaet og lengden på meldingen, kan du skrive den som en side eller dele den i underavsnitt. Typiske temaer er selskapets historie, mål, verdier og en uttalelse om selskapets engasjement for ansatte.

emner

Enten du bestemmer deg for å adressere retningslinjene dine med brede og generelle seksjoner eller for å bruke detaljerte deleksjoner, introdusere hvert emne med en setning eller to om formålet med politikken, og bruk ytterligere avsnitt for å angi den spesifikke politikken. Typiske retningslinjer for å håndtere oppførselskrav inkluderer en kleskode og en narkotika- og alkoholpolitikk. Under kompensasjon kan du snakke om arbeidsplaner og timer, tidsskrifter, betalingsdager og hvordan heve eller bonuser håndteres.

Fordeler gjelder generelt ulike fravær og forsikringsformer. Personaleavdelingene kan omfatte hvordan ansatte informerer selskapet om endring i status som påvirker kompensasjon eller fordeler og en policy om tilgang til personopplysninger. Juridiske retningslinjer bør inkludere uttalelser om likestilling, konfidensialitet og nulltoleranse for trakassering.

Juridisk gjennomgang

Når du er ferdig med å skrive håndboken din, må du få en advokat til å vurdere den før du distribuerer den til ansatte. En advokat som arbeider i arbeidsretten kan fortelle deg om språket i håndboken din overholder føderale og statlige lover og bekrefter at du ikke utilsiktet er bundet til forpliktelser du ikke var oppmerksom på når du skrev håndboken.