Hvordan skrive en janitorial faktura

Hvis du driver et vaktmesterfirma, er fakturering en viktig del av virksomheten din. Du vil ikke tjene penger før du sender fakturaer til kundene dine for det arbeidet du utfører. Du kan spare tid ved å opprette en faktura mal for å gjenbruke senere. Når tiden kommer til å fakturere kunden igjen, kan du bare fylle inn jobbopplysningene på malen din og din nye faktura vil være klar til å sende. Hvis du fakturerer kostnadene ved rengjøringsmateriell direkte til kunden, inkluderer du kopier av kvitteringer og annen dokumentasjon for å støtte kostnadene.

Grunnleggende informasjon

Den øverste delen av fakturaen skal inneholde navnet på vaktmesteren din, adressen, telefon- og faksnummer og bedriftslogoen hvis du har en. Oppgi fakturaens dato øverst sammen med fakturanummeret. Hopp over flere linjer og oppgi kundens navn, kontaktinformasjon og kundenummer i ditt regnskapssystem. Hvis du tilbyr kommersielle vaktmestertjenester, må du kanskje også oppgi bestillingsnummeret du mottok fra kunden din. Dette hjelper kunden tillate betaling av fakturaen din raskere.

Beskrivelse

Beskriv alle vaktmestertjenester du utførte for kunden i faktureringsperioden. Oppgi hver type tjeneste på en egen linje og ta så mye detaljer som mulig. Angi om tjenesten faktureres som en flat avgift eller time. For timelønn, liste nummer arbeidstidene og multipliser det med timeprisen for hver linjepost. Ta med eventuelle jobbkostnadsnumre eller aktivitetsidentifikatorer som brukes i ditt regnskapssystem. Totalt alle kostnadene nederst i denne delen.

Betalingsbetingelser

Angi betalingsbetingelsene for denne fakturaen, for eksempel ved mottak, netto 15 eller netto 30, tallene refererer til antall dager kunden må betale regningen. Hvis kunden allerede har betalt for en del av fakturaen, oppgi beløpet for betalingen og trekk den fra det fakturerte beløpet for å finne gjenværende beløp. Påfør eventuelle gebyrer eller rabatter til balansen på grunn av å finne beløpet av gjeldende faktura. Oppgi betalingsmåter din vaktmester aksepterer, for eksempel sjekk, kredittkort eller postanvisning. Hvis du tilbyr betalingsbehandling online eller via telefon, oppgi ditt nettsted eller telefonnummer på fakturaen.

Varsler

Bruk den siste delen av fakturaen din til meldinger til kundene dine. Legg til en standard "Takk" -melding nederst på fakturaen for alle kunder. Du kan også bruke dette området til å liste opp kommende spesialtilbud eller kampanjer som kan appellere til en bestemt kunde. For eksempel kan du inkludere en rabattkupong for gardinrengjøring etter service av kundens tepper.