Hvordan finne ut hva som skal underskrives eller overføres i regnskapet

Din regnskap kan gå haywire på mange forskjellige måter. Hver gang du gjør endringer - nye regnskapsmetoder, ny programvare - kan du ved et uhell ende opp med å misforstå inntekter eller utgifter. Når du lager anslag, kan det lett føre til overdrevne eller undervurderte inntekter. Hvis dine ansatte begynner å hoppe over grunnleggende forholdsregler, er det også et potensial for problemer. Dine regnskap for en gitt periode må være nøyaktige, så det er et must å ta feilinformasjon.

Å gjøre estimater

Estimater, av sin natur, har en tendens til å overskride eller undergrave bedriftens fremtidige ytelse. Resultatregnskapet må estimere potensielle inntektstap fra salgsavkastning og fra kunder som ikke betaler regningene sine. Hvis du overvurderer dine tap, ser bedriftens inntekt ut som det egentlig er. Undervurdering har omvendt effekt.

Den beste måten å unngå feilinformasjon er å følge standard regnskapsprinsipper. Anta at du vet at rundt 10 prosent av kundefordringer går ubetalt hvert kvartal. Det er trygt å bruke det som en dårlig gjeldsavgift, og deretter korrigere finansregnskapet hvis du har feil. Hvis du i stedet angir en 1 prosent dårlig gjeldsavgift, og vet at det var en underdrivelse, kan du ende opp med å få problemer med å rapportere falsk informasjon.

Følg prosedyren

Selv i den digitale tidsalderen skjer regnskapsmessige feil fordi folk ikke skriver ting ned. Hvis du bruker små penger til å betale små arbeidskostnader - kopimaskinpapir, motorveier, lunsj for overarbeidede medarbeidere - det virker kanskje ikke verdt å skrive inn disse individuelle regningene. Over tid kan de legge opp: en uopptatt $ 10 per uke er en overpris på $ 520 innen utgangen av året. Eller anta at en kunde faller av en sjekk når du drar ut døren. Du kan sette inn det på banken og glemmer å legge inn betalingen, slik at postene dine undergraver kontanter ved hånden.

Trene alle på å registrere transaksjoner raskt kan redusere feilinformasjon. Enkle trinn, for eksempel å forene kontoutskriften, bør få flere feil.

Gjør endringer forsiktig

Når du endrer regnskapsmetoder, er det en sjanse for feilinformasjon. Anta at du starter din virksomhet ved hjelp av kontantregnskap, og deretter bytte til opptjeningsmetoden. Under periodiseringsregnskapet venter du ikke på betaling; du skriver inn inntekt så snart du har tjent det. Det endrer seg ikke bare når du rapporterer inntekt, men hvordan du sporer den i dine ledgers. Det er lett for ting å gå galt.

Noen selskaper bruker mer enn ett system av programvare, for eksempel ved hjelp av ulike programmer for betalbar betaling og kontanter. Det er enkelt for ett system å miste oversikten over hvor mye selskapet skylder eller den andre til å overvurdere kontanter på hånden. Avstemming av informasjonen i de to systemene er viktig for din forretningshelse og for å ha nøyaktig informasjon tilgjengelig.