GAAP prinsipper for interne kontroll prosedyrer

Regnskapsprinsippets allment aksepterte regnskapsprinsipper, eller GAAP, fastsetter regnskapsstandarder som et amerikansk selskap må følge. Interne kontroller er utformet for å forhindre svindel og kontorfeil som kan kompromittere nøyaktigheten av et selskaps regnskap. Solid interne kontroller kan også redusere tap fra tyveri av selskapets eiendeler og identifisere underpresterende ansatte. Disse kontrollene skal implementeres av selskapet før noen finansiell informasjon er gitt til eksterne revisorer, långivere eller investorer.

Ansvarsfordeling

Å skille arbeidsoppgaver mellom ulike medarbeidere reduserer muligheten for at enhver person begår svindel. Det skaper også dobbeltsjekkprosedyrer for å kutte ned på skrivefeil. Den ansatte som håndterer registrering, bør ikke ha fysisk varetekt av eiendelen. For eksempel bør personen som er ansvarlig for bankavstemming ikke også motta betalinger fra kunder eller forberede bankinnskuddene.

Adgang

Fysiske kontroller sikrer at kun autoriserte ansatte får tilgang til selskapets eiendeler. Noen vanlige kontroller inkluderer låsekasser for små penger, nøkkelkort for varehus og unike passord for ansatte som bruker kassaapparater. Disse kontrollene kan også være digitale, for eksempel å kreve et passord for tilgang til selskapets datasystem.

Autorisasjon

Din bedrift bør også utvikle spesifikke skriftlige prosedyrer for finansielle transaksjoner, inkludert en liste over personer med autoritet til å godkjenne hver type transaksjon. Du kan oppgi standardtransaksjoner og akseptable mengder, og krever at godkjennelse fra lederen overskrider disse grensene. Godkjenninger bør vurderes for å sikre at ledere ikke tillater bedrageriske transaksjoner. Store transaksjoner kan kreve godkjenning fra flere enn én person. For eksempel kan du tillate alle ansatte å utføre innkjøpsordrer under $ 5000, og krever godkjennelse av leder for noe beløp over dette. Nivået på anciennitet som kreves for godkjenning, skal øke etter hvert som dollarbeløpet øker.

Record Keeping

Alle regnskap skal støttes av generell rapport eller tilleggsplaner. Du kan også redusere svindel og utilsiktede feil ved å bruke standardiserte former for finansielle transaksjoner når det er mulig, for eksempel innkjøpsordre eller salgsfakturaer. Disse skjemaene skal nummereres i rekkefølge, slik at du kan identifisere manglende skjemaer i sekvensen eller nye skjemaer som brukes til å tilbakestille en tidligere ikke-dokumentert transaksjon.

Bekreftelse

En veileder bør periodisk gjennomgå alle viktige hovedbokregnskap for nøyaktighet. Veilederen må være en ansatt som ikke var involvert i utarbeidelsen av rapporten. Noen selskaper benytter også interne revisorer for å verifisere veilederens godkjenning. Den vurderende arbeidstaker må signere og dokumentere dokumentet som bevis på hans godkjenning. Tilsynsførere bør også se på relevante økonomiske beregninger for å finne områder som kan oppleve effektivitetsproblemer. Dette kan være en indikasjon på svindel eller feilregistrerte transaksjoner.