Eksempler på feilkommunikasjon på arbeidsplassen

Som gründer er du sannsynligvis en optimist - noen som ser et glass som halvfull, ikke så halvt tomt - men med god plass til forbedring. Likevel kan resultatene av en stor rapport om arbeidsplasskommunikasjon være en skremmende virkelighetskontroll. Rapporten, for eksempel " Miscommunication State: 6 innsikt i effektiv kommunikasjon på arbeidsplassen ", viste at halvparten av undersøkelsens 1 344 ansattes respondenter har "gode" eller "gode" samtaler på jobb, med sine jevnaldrende og med sine ledere . Den andre halvparten anså deres samtaler som "middelmådige", "fattige" eller "dårlige". Så, vil du betrakte rapportens resultater som et "glass" som er "halvfullt"? Eller vil du se glasset som "halvt tomt"?

Rapporten, kombinert med andre bransjens bulletiner, gir utrolig verdifull innsikt om hvordan man kan forbedre verdien av kommunikasjon på arbeidsplassen; i utgangspunktet er målet å toppen av det glasset slik at det blir sett på som fullt fra alle vinkler. Mange av disse innsiktene kommer som eksempler på misforståelser i kommunikasjon. Du vil sikkert gjenkjenne noen av dem. Andre kan føre til at du ler, mindre for deres komiske verdi enn for det faktum at de er så universelle. Men du står for å lære av dem alle, slik at du og dine ansatte kan forbedre kvaliteten på kommunikasjonen din og få mest mulig ut av din tid og ressurser.

"Å lære ferdigheter som er nødvendige for å ha effektive samtaler, er viktig hvis vi ønsker å skape forandring og produsere reelle resultater, både innenfor og utenfor kontoret, " sier rapportens sponsorer, Quantum Workplace og Fierce Conversations. "Hver organisasjon skal gi sine ansatte verktøyene, og mulighetene til å ha meningsfulle og produktive samtaler."

Kostnaden for feilkommunikasjon

Før du vurderer noen av de mest vanlige miscommunication-eksemplene, kan det bidra til å holde en veiledende tankegang topp-of-mind - om hvordan å redusere feilkommunikasjon. Som rapportsponsorene sa det:

"For mange av oss er den største hindringen for å ha høykvalitetssamtaler at vi er redd for å dele hva vi egentlig tenker og føler. Vi kyller ut og går ikke opp til platen når muligheten er på bordet for å stemme våre bekymringer. Å være ekte er skummelt, men det er de uvirkelige samtalene som burde skremme oss, fordi de er utrolig dyre. "

Hvor dyrt disse feilkommunikasjonene er - både økonomiske og menneskelige kostnader - er like skremmende. En undersøkelse av 403 ledende ansatte, ledere og junioransatte ledet av The Economist Intelligence Unit og Lucidchart fant at kommunikasjonsforstyrrelser på arbeidsplassen fører til:

Høyere stressnivåer ( blant 52 prosent av respondentene)
Forsinkelse eller manglende gjennomføring av prosjekter ( blant 44 prosent ) Lav moral ( blant 31 prosent ) Ubesvarte resultatmål ( blant 25 prosent ) * Tapt salg ( blant 18 prosent )

Selv om det er vanskelig å sette en dollarverdi på de fleste av disse konsekvensene, har respondenter som spilte en rolle i "Kommunikasjonsbarrierer på den moderne arbeidsplassen" verdsatt en tredjedel av tapte salg på mellom $ 100 000 og $ 999 999.

"Vår studie med Economist Intelligence Unit bekrefter at kommunikasjonsforstyrrelser har stor innvirkning på alle i organisasjonen, uavhengig av kjønn, generasjon eller senioritet i selskapet, sier Nathan Rawlins, markedsføringsansvarlig ved Lucidchart. "Ved å forstå årsakene til og konsekvensene av dårlig kommunikasjon, kan bedriftsledere fokusere på å skape strategier for å bygge inkludering og kognitiv mangfold på arbeidsplassen."

Eksemplene på misforståelser

De fleste former for miscommunication på arbeidsplassen kan spores til 10 vanlige, hvis ikke kjent, årsaker. Men å fylle det glasset optimisme - med andre ord, landing på et middel - er noen ganger vanskeligere.

Eksempel på feilkommunikasjon 1

" Ikke klandre meg; se på deg "

Formentlig setter ingen ut til å være en dårlig kommunikator. På samme måte setter ingen ut for å misforstå informasjon heller. Så når miscommunication oppstår, utløser det en forsvarsmekanisme, noe som gjør det altfor lett for å klandre "den andre fyren."

Nesten 81 prosent av de ansatte i Quantum-Fierce-undersøkelsen sa at feilkommunikasjon på arbeidsplassen skjedde svært ofte, ofte eller av og til . Men bare halvparten av respondentene innrømmet at de var "direkte involvert" i feilkommunikasjonen. Den andre halvdelen sa at de aldri var, nesten aldri eller sjelden direkte involvert.

Fyll glasset: Så hvem er ansvarlig for å stanse feilkommunikasjon? Undersøkelsen respondenter kunne ikke engang enige på dette punktet, med om lag 53 prosent peker til "alle ansatte grupper" og 32, 5 prosent snu til veiledere og ledere.

Eksempel på feilkommunikasjon 2

" Bedre å si noe enn å bli feilfortolket"

Ingenting kan drepe en samtale raskere enn noen som nekter å ha en. Omtrent halvparten av de ansatte fra undersøkelsen sa de "sjelden" snakker på jobb. Men når de gjør det, interessant, var omtrent 52 prosent mer tilbøyelige til å åpne opp for sin nærmeste leder, mens bare 47, 5 prosent sa at de ville vende seg til sine medarbeidere. Mer enn en høy vannkande er nødvendig her; disse funnene foreslår for undersøkelsesforfatterne at mange arbeidsplasser lider av et "kulturproblem".

Fyll glasset: Fremme en "stemme-autorisert" kultur krever at småbedriftseiere skal utvikle en følelse av tillit ved:

Opprettholde en synlig tilstedeværelse på arbeidsplassen. Å være rettferdig og konsistent. Kommuniserer ærlig og anerkjenner usikkerhet når den eksisterer. Demonstrere dine verdier (ikke bare espousing dem). Oppmuntre tilbakemeldinger fra ansatte og arbeidsplassinteraksjoner.

Eksempel på feilkommunikasjon 3

" Vennligst ikke flere møter"

Litt mer enn 55 prosent av Quantum-Fierce-undersøkelsens respondenter sa at møter var en hovedkilde for miscommunication på arbeidsplassen, hovedsakelig fordi respondentene:

Tolk meldinger og mål annerledes. Føl deg ubehagelig og uttrykk for deres meninger. Tro for mye tid er brukt på ubetydelige emner.
Si at for lite tid er viet til spørsmål og diskusjon. * Kland personlighet konflikter blant deres lag.
Hevder at møtene har for lite struktur.

Fyll glasset: Det er mulig for småbedriftseiere å kjøre produktive møter - og de som varer 15 minutter eller mindre - av:

Opprette og sende en møteordre på forhånd. Forventer at ansatte skal bidra. Adressering "neste trinn" før avbrudd.

Eksempel på feilkommunikasjon 4

" Ytelse vurderinger er bortkastet tid"

Om lag 63 prosent av undersøkelsens respondenter sa at en-til-en-prestasjonsevalueringer - mellom seg selv og deres direkte veileder - var primære kilder til feilkommunikasjon. Selv om vurderinger kan være en ideell tid for en ansatt og veileder til å tilgi et "møte i sinnet", sa ansatte at miscommunication stammer fra:

Misforstå at deres bekymringer vil bli hørt. * Frustrasjon at klare mål ikke er satt.
Forskjellige prioriteringer. * For mye tid brukt på ubetydelige emner.
Gjennomgangen har liten eller ingen struktur.
Føler seg urolig om å be om avklaring.

Fyll glasset: Småbedriftseiere kan slå prestasjonsvurderinger i produktive økter av:

Sikre at deres gjennomgangssystem er så klart som det er omfattende. Avklare viktige punkter med eksempler. Oppmuntre ansatte til å stille spørsmål og bidra. * Kartlegge mål.
Oppsummerer anmeldelsen på slutten.

Eksempel på feilkommunikasjon 5

" Klandre min teknologi"

Nesten halvparten (eller 46 prosent) av Quantum-Fierce-undersøkelsens respondenter pekte på teknologi (spesielt e-post og teksting) som bidragsytere til feilkommunikasjon. De påpekte noen åpenbare sannheter ved å si at teknologien ofte:

Har ikke råd til muligheten til spørsmål og avklaring. * Eliminerer muligheten til å høre tonefølge og infleksjoner.
Unnlater å inkludere ansiktsuttrykk og bevegelser.

Fyll glasset: Det er klart at nyanser av ansikt til ansiktskommunikasjon gjør det til en overlegen form for kommunikasjon - og en som bør føre til færre feilfortolkninger. Kvantum-Fierce undersøkelsen forfattere foreslår at "organisasjoner må investere i trening rundt teknologi-assistert kommunikasjon og gi veiledning om når telefonsamtaler eller ansikt-til-ansikt samtaler er mest hensiktsmessige."

Eksempel på feilkommunikasjon 6

" Unnskyld min generasjons gap"

The Economist-undersøkelsen fremhevet hva mange mennesker er forståelig sjenert om å ta opp på arbeidsplassen: ulike prioriteringer og komfortnivåer med teknologi. Omtrent en tredjedel av tusenårene fokuserer på prosessen på arbeidsplassen, mens omtrent samme prosentandel av Baby Boomers og Gen Xers legger større verdi på å lage menneskelige forbindelser og smi på personlige forhold. Mens en tredjedel av tusenårene stole på sosiale medier og teksting, gjør det bare om lag 12 prosent av de eldre generasjonene.

Fyll glasset: For småbedriftseiere kan diplomati være en lang dress. "Fremtidige ledere må ha mulighet til å kommunisere på tvers av stiler og moduser, som kommer over generasjoner, " skriver forfatterne. "Som funksjonelle kommunikatorer vil tusenårene trolig fortsette å bruke ulike nye verktøy når de stiger og blir eldre. Trikset vil være å skreddersy hver enkelt bruk til de forskjellige kommunikasjonsstilene rundt dem. På samme måte bør eldre generasjoner være villige til å omfavne nye kommunikasjonsverktøy som utvikler ledere bruker for å knytte og innovere. "

Eksempel på feilkommunikasjon 7

" Pardon meg, mens jeg hopper til konklusjoner"

Det ville være sjelden dag da en ansatt ville innrømme at han gjør forutsetninger og trekker konklusjoner uten å ta seg tid til å bekrefte informasjon med noen "i vet". I virkeligheten skjer det hele tiden, både i skriftlig og verbal kommunikasjon. Et godt eksempel: En leder som snakker om «avlseffektivitet» og den ansatte som tolker ordene som kode for «permitteringer». Faktisk kan lederen henvise til behovet for å være mer effektiv med levering av kontorkopimaskinpapir. Det er dårlig nok når forutsetninger blir igjen for å fester privat; slike feilkommunikasjonsforbindelser dersom en ansatt sprer falske antagelser til andre.

Fyll glasset: Et relativt enkelt middel foreslått av The 2 Percent Factor, et ledelseskonsulentfirma: ledere skal være klare og illustrerende i sine kommentarer. Og ansatte bør be om avklaring. I et klima av tillit vil de vanligvis.

Eksempel på feilkommunikasjon 8

" Jeg prøver mitt beste for å imponere deg"

Småbedriftseiere er ikke de eneste som vil bli sett på som smart, kunnskapsrike og profesjonelle. Ansatte har samme behov. Men noen ganger går de om det på feil måte, gjør dem slående med komplekse eller vindfulle uttrykk og sjargong som fører til forvirring og feilkommunikasjon. 2% -faktoren citerer et eksempel fra noen som åpenbart prøver for hardt å imponere: "Ansatte må jobbe mer synergistisk ved å bruke beste praksis i konfliktløsning for å sikre at de når optimal produktivitet." Oversetteren var mye enklere å forstå: "Vi ønsker at våre ansatte skal jobbe bedre sammen, slik at de får mer arbeid."

Fyll glasset: Å si hva du mener og hva du sier er essensen av kommunikasjon. Det kan ikke betraktes som "fancy talk"; Faktisk er det vanlig snakk. Men vanlig snakk gjør vanligvis sitt mål: å være klar og direkte og til slutt forstått.

Eksempel på feilkommunikasjon 9

" Å si mindre er mer"

Hvis du har operert under forutsetningen om at "korthet er best, " er du generelt på rett spor. Men enhver taktikk kan bli tatt til en ekstrem, og "under forklaring" er et eksempel på korthet som er gått for langt. Under forklaring kan det oppstå spørsmål og forvirring, som leder ansatte til å fylle inn hullene (og tvinge dem til igjen, hoppe til konklusjoner som kan være feil).

Fyll glasset: Hvis du ikke er klar til å avsløre alle detaljene som ansatte trenger, slik at de kan forstå meldingen, vurderer timingen på nytt. De fleste drar nytte av og setter pris på eksempler og illustrasjoner av disse detaljene. Hvis dine ansatte trenger disse eksemplene, kan de lese rett over dem. Men i hvert fall vil du gjøre din del som en effektiv kommunikator.

Eksempel på feilkommunikasjon 10

" Å si mer er mer"

Det motsatte av "underforklaring" er "overforklaring", og denne øvelsen utføres vanligvis av noen som er usikre på hans evne til å kommunisere. Han bestemmer seg for å fange ned budskapet i detalj, noe som ofte er unødvendig detalj, og forårsaker at mottakeren av meldingen slipper for tidlig.

* Fyll glasset: * Det ville være enkelt hvis det var noen raske regler om hvor lenge og detaljert en melding skulle være. Hvis du finner deg selvverdig, legg til meldingen din i en time eller så, og kom tilbake til den, og tvinge deg selv til å se den gjennom øynene og øret til noen som er uinformert. Spør deg selv, Hva trenger denne personen å vite? Hva vil hjelpe ham å forstå meg? Har jeg brukt det klareste språket mulig? Det kan også bidra til å avslutte en melding med en invitasjon til å følge opp med deg personlig hvis det finnes spørsmål. Ansattes tilbakemelding kan gi deg tips om hvordan du rammer fremtidige meldinger slik at de vil oppfylle din indre optimist og opprettholde visningen av glasset som halvfullt.