Elementene til et kompatibelt kontraktsadministrasjonsprogram

Overensstemmende kontraktadministrasjon er mer enn bare en buzzword. Kontrakter som overholder lokale, statlige og føderale lover, kan holde din bedrift ut av juridiske problemer, og kontraktsovervåking sikrer at alle parter oppfyller sine plikter og får fordelene kontrakten lover. Større bedrifter kan trenge en hel avdeling dedikert til kontraktsoverensstemmelse, men hvis du bare har noen få kontrakter, kan du ofte ansette eksperter utenom å hjelpe deg med å overvåke kontraktens administrasjon.

Juridisk rådgivning og tilsyn

Før du signerer noen kontrakt, bør en advokat se gjennom det. Spesielt hvis du jobber i et felt med juridiske regler - for eksempel helsetjenester, konstruksjon eller oljeboring - din advokat bør også holde deg informert om endringer i regelverket. Selv om kontrakten din lover å utføre jobben på en måte, kan en endring i loven endre måtene du lovlig har lov til å utføre dine plikter. Dette kan nødvendiggjøre en endring av kontrakten.

Human Resources Management

Din personalavdeling spiller en nøkkelrolle i kontraktadministrasjonen ved å sørge for at du har kvalifiserte medarbeiderne. En regnskapskontrakt, for eksempel, krever typisk lisensierte regnskapsførere, ikke bare bruk av ansatte som er gode med tall. HR bør holde seg over krav til lisens i tillegg til å overvåke eventuelle klager fra dine ansatte. En kontrakt kan skilles raskt hvis en ansatt beskylder deg for diskriminering, og HR bør implementere klare retningslinjer for å forhindre disse lovlige bruddene.

Regnskapsoversikt

Din regnskapsavdeling skal sørge for at alle tjenesteleverandører betales raskt og nøyaktig - inkludert i henhold til eventuelle overtidsaftaler du har gjort. Regnskap kan også bistå i kontraktsovervåking ved regelmessig å utføre revisjoner som sikrer at dine økonomiske prognoser stemmer overens med virkeligheten. Skatteforberedelse er en annen viktig del av kontraktsadministrasjonen, og hvis du er pålagt å foreta kvartalsbetalinger for inntekter du gjør under kontrakten, bør din regnskapsavdeling ha en tendens til dette.

Klare rapporteringsstandarder

Mange kontrakter krever regelmessige rapporter om prosjektets fremgang. Du kan for eksempel være pålagt å varsle den andre parten hvis kontrakten er slated for å gå over budsjett eller å sende inn rapporter når testene feiler første gang. Opprett klare rapporteringsretningslinjer som definerer hvem som skal opprette rapporter, til hvem de må gi disse rapportene, når rapportene skal forfalle og hvem som er ansvarlig for å sikre at rapportene sendes i tide.