Guide til prosesskartlegging

Et prosesskart, eller flytskjema, kan hjelpe en bedriftseier til å bedre forstå hvordan arbeidet utføres, og om forbedringer kan øke effektiviteten og redusere avfall og frustrasjon. Å lage et slikt diagram over en eksisterende prosess er et vanlig skritt i prosessforbedringsmetoder, men du kan dra nytte av prosesskartering selv om du bruker den på egenhånd. Prosesskart kan også skildre hvordan en ny eller endret prosess skal utføres for å sikre at ansatte forstår detaljer og forventninger.

Grunnleggende informasjon

Det er vanligvis best å bruke en kombinasjon av teknikker for å fange opp informasjon om hvordan en prosess utføres for tiden. Be arbeidstakere å liste opp trinnene i rekkefølge og forklare eventuelle situasjoner som gjør at de kan endre trinnene. Følg prosessen og registrer hva som gjøres og hvordan det gjøres. Ta medarbeidere sammen og se gjennom informasjonen du har samlet, be om ytterligere detaljer og avklare eventuelle hull eller uoverensstemmelser.

Symboler

Bruk standard prosesskartingssymboler slik at alle som er kjent med konvensjonene, kan lese prosesskartet og få en grunnleggende forståelse av prosessen. Et rektangel representerer et grunnleggende prosesstrinn, vanligvis en enkelt handling som en person eller maskin utfører. Bruk en diamantform for å angi et valg eller valgpunkt, hvor det etterfølgende trinnet avhenger av en bestemt tilstand. Andre former betyr start- og sluttpunkt, fortsettelse på en egen side og tilhørende dokumenter eller utstyr.

Opprettelse

Start prosesskartet ditt ved å sette det første trinnet øverst til venstre i papir- eller programvareoppsettet. Hvis du foretrekker det, kan du forhåndsføre det med en avrundet rektangelform som angir begynnelsen av en prosess. Merk hvert trinn med et kort uttrykk som beskriver handlingen som er tatt, og koble til prosesstrinnene ved hjelp av en linje med en pil på slutten for å indikere hvilken retning prosessen flyter. Innlemme hvert trinn og beslutningspunkt i flytskjemaet ditt, og flytt over og nedover siden. I noen tilfeller kan du ha fordel av å spore tiden det tar for hvert trinn i en prosess og for eventuelle forsinkelser mellom trinnene, og merking av flytskjemaet ditt med denne informasjonen.

Analyse

Når du vurderer prosesskartet, må du se etter tegn på ineffektivitet, for eksempel omarbeid, flaskehalser og potensial for feil. Vær også oppmerksom når arbeidstakere indikerer at et prosesstrinn gjøres annerledes av forskjellige personer eller under visse omstendigheter. Pass på at denne variasjonen gir verdi til prosessen din, i stedet for å legge til kompleksitet og redusere standardisering. Ikke glem å få de personer som utfører prosessen, gjennomgå prosesskartet for å bekrefte at det er korrekt.

variasjoner

For mer komplekse prosesser, eller for spesielle situasjoner, vil du kanskje bruke en spesialisert prosesskart. For eksempel, hvis prosessen innebærer mange hånd-offs mellom enkeltpersoner eller grupper, kan du velge et distribusjons- eller kryssfunksjonelt flytskjema som fremhever hvem som gjennomfører hvert trinn i en prosess. Hvis du er spesielt interessert i å skildre delen av prosessen som representerer ineffektivitet, kan du opprette en mulighetsflomskart, som skiller trinn som gir verdi fra de som representerer avfall.